Jobpunt

8.15u Met een rode, halfbevroren neus kom ik op kantoor. Ik zoek een plaats op het eiland bij mijn medewerkers, groet hen kort en ga meteen aan de slag. Ik doe de laatste aanpassingen aan de presentatie voor de infosessie van woensdag. Enkele collega’s krijgen echter al deze namiddag de informatie, dus de eindversie moet tegen 12u af zijn én goedgekeurd door alle betrokken partijen.

9.30u Ik neem deel aan het projectteam van het project ‘KUS – de reglementen’. Dat spitst zich toe op alle interne en externe reglementen van onze Stad. Er zijn twee uitgangspunten: (1) hoe minder reglementen, hoe beter en (2) als er dan toch eentje moet zijn, dan moet het helder, logisch en begrijpelijk zijn. En oh ja, KUS staat voor de drie principes van administratieve vereenvoudiging: Klantgericht, Uniek en Simpel.

Er zijn ook een aantal interne reglementen / richtlijnen, onze ‘circulaires’, die wij coördineren. Ze zijn historisch gegroeid en hebben zeker al hun nut bewezen. We voelen echter een aantal knelpunten aan en willen het systeem moderniseren. Dus wie inspiratie en/of ervaring heeft en/of een goed systeem kent waarmee je binnen een organisatie van 5500 medewerkers – waarvan een belangrijk deel niet over een eigen computer beschikt – je interne richtlijnen kan delen, laat maar weten.

11.40u Het projectteam is ten einde. De vergadering verliep gemoedelijk en efficiënt. Ik praat met de collega’s nog na over een inspirerende lezing over Generation Y, de jonge garde die nu ongeveer tussen 10 en 30 jaar jong is. We hebben het over de ‘kenmerken’ en ‘waarden’ die voor deze mensen belangrijk zijn, en hoe we hier vanuit onze stadsorganisatie kunnen (en moeten) op inspelen.

12u Ik lunch met een vriendin uit de lagere school, die ook bij onze Stad werkt. We zien elkaar niet zo vaak, maar het klikt na bijna 30 jaar nog steeds en we kletsen erop los. ‘Ik heb je veel te vertellen’, had ze me laten weten en blaast me omver met haar verhaal. Ik ben onder de indruk en ben fier op haar.

13.30u Terug op bureel. Ondertussen is de presentatie van deze morgen door iedereen goedgekeurd. Ik vraag aan mijn medewerker of hij de laatste praktische zaken voor de infosessie morgen wil overnemen: naametiketten voor de deelnemers, klaarzetten van de zaal, zorgen voor voldoende setjes informatie,… Het is fijn om te weten dat hij dit verder zal opvolgen en dat ik op hem kan vertrouwen, het zal in orde zijn. Zo’n medewerkers zijn goud waard.

13.50u Ik verhuis naar een lagere verdieping, waar om 14u de redactieraad van ons personeelsmagazine Moment van start gaat. Ons team coördineert het personeelsmagazine, maar de thema’s worden bepaald in de redactieraad, samen met de communicatiecoördinatoren van de verschillende departementen. Het is een kritische, maar fijne en creatieve groep. Mijn medewerkster leidt de vergadering. We evalueren het laatste nummer, dat begin februari verscheen. Daarna overlopen we de artikelvoorstellen voor de volgende editie en vanuit welke invalshoek we het zullen aanbrengen.

15.40u De vergadering is afgelopen. Mijn medewerkster en ik zetten meteen het vervolgtraject in gang. We stemmen af met de projectleiding van het communicatiebureau dat ons ondersteunt. Daarna evalueren we samen de voorbije edities en de huidige werkwijze. We werken nog niet zo lang met een nieuwe dienstverlener en zijn nog op zoek naar een vlotte systematiek. We zetten hier en daar de puntjes op de i en maken afspraken om de samenwerking voor de volgende nummers te optimaliseren.

17u Ik loop even langs bij een collega en informeer naar een infosessie voor medewerkers, die deze namiddag plaats vond. De sessie is goed verlopen, de sfeer was goed en de medewerkers stelden veel vragen. Dat doet me plezier.

17.15u Eindelijk terug op bureel. Ik open een brief die voor me klaar ligt: mijn proefperiode is voorbij en ik word benoemd. Hm, vanaf nu ben ik dus een echte ambtenaar. Ik betrap mezelf erop dat ik daar toch een wat vreemd gevoel bij heb.
Ik beantwoord nog wat mails. Rond 18u gaan alle lichten plots uit – twee grapjassen van collega’s ‘testen of er nog iemand is’. Een half uurtje later wenst een collega met bolle buik me goede avond en blijf ik als laatste op onze verdieping achter.

18.50u Ik sluit mijn computer met een ietwat onbevredigd gevoel af. De hele dag aan het werk en toch het gevoel ‘weinig gedaan’ te hebben. Ik werp een blik uit het raam naar de verlichte torens van Gent, de thermometer buiten geeft -6 graden aan. Ik doof de lichten en vertrek. Tien minuten later lig ik op mijn yogamatje voor dat ene uurtje per week dat alleen van mij is.

Mijn twee medewerkers en ik staan in voor de interne communicatie binnen de Stad Gent: coördineren van het personeelsmagazine en intranet, verzorgen van papieren nieuwsbrieven en e-zines, interne projectcommunicatie en crisiscommunicatie, communiceren van interne richtlijnen en afspraken, organiseren van infosessies… We zijn een klein team en goed op elkaar ingespeeld. Met drie voltijdse krachten voor de communicatie naar meer dan 5500 medewerkers én een levende, creatieve stadsorganisatie krijgen we onze dagen meer dan gevuld. Efficiëntie, inzet en flexibiliteit zijn een must is om alles draaiende te houden.

8.30u Na een uur in de auto – twee ingepakte kids afgeleverd en wat fileleed – struikel ik mijn bureel binnen. Vanuit het gebouw aan de Keizer Karelstraat zie ik de zon als een grote roze bal aan de ijskoude winterhemel rijzen. Ik bekijk mijn agenda en begin alvast mijn mails te beantwoorden – heb wat achterstand na een dagje verlof vorige vrijdag.

8.45u Ik maak tijd voor een medewerker, die met een vervelende werksituatie geconfronteerd wordt en het hart wil luchten. Samen bekijken we hoe we de situatie best kunnen aanpakken.

9u10 Binnen onze Stad lopen op dit moment tal van veranderingstrajecten. Eén daarvan is de oprichting van een Dienst Communicatie, waarin ook onze werking geïntegreerd wordt. Binnenkort starten we met het in de praktijk brengen. Een collega informeert me dat ze de leidinggevende wordt van een afdeling van de nieuwe dienst – en dus één van mijn nieuwe collega’s. Ik bel haar op met felicitaties. Ik heb echt zin om met de nieuwe dienst van start te gaan en er samen met de collega’s een lap op te geven.

9u20 Ik pas één en ander aan op ons intranet. Dit is voor ons dagelijkse kost en weinig zichtbaar werk, maar er kruipt toch altijd meer tijd in dan je denkt.

10.10u Gewoonlijk houden we nu teamvergadering. Vandaag is het echter een individueel overleg omdat één medewerker niet op kantoor is. We bespreken een aantal actuele zaken zoals workshops die we binnenkort organiseren rond toegankelijke communicatie, de artikelvoorstellen voor ons volgende personeelsmagazine Moment en de evaluatie van het nummer dat net verschenen is.

11.45u Alle e-mails ten spijt, vind ik persoonlijk (face tot face of telefonisch) contact nog steeds de beste strategie om bepaalde situaties te bespreken. Ik doe enkele telefoontjes om collega’s vlot verder te helpen of om een aantal zaken snel uit te klaren.

12.30u Samen met mijn partner, die ook in het centrum van Gent werkt, eet ik een broodje. We genieten nog even na van het weekend en bedenken hoe we de opvang van de kinderen in de krokusvakantie kunnen regelen. Daarna haal ik een frisse neus en stop even bij de bouwwerken van de nieuwe Scaldissluis aan de Nederschelde. Het is de voorloper van het herstellen van de historische samenvloeiing van Leie en Schelde en diverse collega’s binnen onze Stad werken er aan mee. Het ijs op het water vormt barsten in een grillig patroon, een waar kunstwerkje van de natuur. En dat naast mijn werkplek!

13.20u Terug op bureel. Ik beantwoord enkele mails en rep me met mijn plooifiets naar de Sint-Niklaasstraat, waar enkele andere stadsdiensten gehuisvest zijn.

14u Tijd voor de redactieraad van het Stadsmagazine (het maandelijkse magazine voor onze Gentse burgers) en van stadsTV (wekelijkse videoreportages op de regionale televisie). De verantwoordelijke bespreekt de voorstellen met de communicatiecoördinatoren van de verschillende departementen van onze Stad. Het Stadsmagazine is weliswaar externe communicatie, maar als mijn agenda het toelaat, probeer ik toch aanwezig te zijn. Zo kunnen we de interne en externe communicatie op elkaar afstemmen. Daarnaast ontmoet ik er ook de communicatiecoördinatoren en hoor ik waar zij mee bezig zijn.

16u Helemaal in de geest van het ‘nieuwe werken’ keer ik na de redactieraad niet terug naar mijn bureel, ik blijf in de Sint-Niklaasstraat verder werken. Ik zoek een leeg bureel, plug in en haal wat prints uit de ‘cloud’. Ik bereid de briefing voor morgen voor, met het communicatiebureau dat ons personeelsmagazine mee produceert. Er staan foto’s op het bureel van mensen die ik niet ken, en ik vraag me stiekem af wie ze zijn.

16.50u Een collega stelt me vragen over de nieuwe Dienst Communicatie en wat dit voor haar zou kunnen betekenen. We praten even en ik stel haar gerust.

17.20u Ik vertrek naar huis om tegen 18.05u – net te laat – bij de onthaalmoeder te arriveren. Vanaf nu ben ik twee uur voltijds mama.

20.00u Kindjes liggen in bed en mijn partner is gaan sporten. Ik sla terug mijn laptop open en werk nog wat mails af. Ik ben niet de enige die nog bezig is, want ondertussen komen er berichtjes van collega’s binnen. Tegen 21.15u heb ik er genoeg van en sluit ik af.

Ik schreef het gisteren al, het vriest stenen uit de grond. Maar dat de vrieskou nu ook mijn werkdag overhoop zou gooien, wist ik toen nog niet.

Deze morgen kwam plots een communicatiemedewerker mijn bureau binnen. Of ik iets wist rond de wetgeving over het betreden van bevroren wateroppervlaktes. Nu het ijs dikker en dikker wordt, krijgen ze heel wat vragen rond schaatsen op vijvers in eigendom van het ANB. Mag het of mag het niet? Op basis van het Bosdecreet kan het niet en volgens de toegankelijkheidsbesluiten moeten recreanten op de paden blijven. De vraag van die recreanten is groot en ergens ook wel te begrijpen en bovendien wil het Agentschap voor Natuur en Bos graag haar domeinen zoveel mogelijk openstellen voor iedereen, dus wat doen we daarmee?

Wat navraag leert dat het hier en daar wel kan. Maar dan is er toestemming nodig van brandweer en burgemeester. Het verhaal wordt pas interessant als ik het juridische pad verlaat. Het verbod heeft wel degelijk een reden. IJs in natuurgebieden is veel minder betrouwbaar dan ijspartijen buiten natuurgebieden. De vele vogels in de natuurgebieden proberen namelijk het water open te houden, zodat ze nog voldoende drinken hebben. Ze woelen overdag regelmatig op specifieke plaatsen, waardoor het ijs niet bevriest. ’s Nachts vriezen die wakken opnieuw dicht en ’s morgens lijkt alles terug bevroren. Lijkt, natuurlijk, want het ijs is daar flinterdun. Zelfs het lichtste pluimgewicht valt erdoor. De zoektocht naar een juridisch antwoord op wat kan, eindigt vandaag dus op een ecologisch weetje. Schaatsen op een vijver in natuurgebied, blijkt bovendien niet alleen onveilig, het is ook echt niet goed voor de dieren. Vissen hebben blijkbaar ook een soort van winterslaap. Het lawaai op het ijs geleidt zeer sterk door het water. De dieren worden wakker van het gebonk en verbruiken veel te veel energie. Ze komen in zuurstofnood, zwemmen naar boven en vriezen daar vast aan het ijs… Een boeiende job heb ik, dat is alvast een feit. En ik zal nooit meer op dezelfde onbezonnen manier mijn schaatsen aantrekken. Van mij mag de dooi beginnen!

Vandaag laat ik het kantoorleven in de voormiddag aan mij voorbij gaan . De metro loodst me naar de Heizelvlakte, want daar gaan vandaag en morgen de dagen van de openbare ruimte door.

Natuur en bos doen wellicht vermoeden dat het actieterrein van mijn agentschap zich enkel en alleen in het buitengebied afspeelt. Maar dit wil ik hier toch wel even ontkrachten. Want we hebben ook oog voor de groene kwaliteit van de openbare publieke ruimte in de stad. En ik heb maar weinig nodig om mij daarvoor te engageren. Want vanmorgen nog ondervond ik aan de lijve dat het groen dat me begeleidt van thuis tot aan het station me een stuk vrolijker stemt. En als dat al zo is wanneer het stenen uit de grond vriest, dan kan je wel voorstellen dat eenmaal de lente begint te kriebelen dat gevoel nog duizend maal sterker is!

Vandaag dus samen met de collega’s die het project Groen in de Stad vormgeven naar de Heizel. Want met het agentschap delen we er samen met de vzw Steunpunt Straten een stand. Aan de hand van een aantal panelen willen we onze boodschap vertellen: kwaliteitsvolle publieke ruimte in de stad is belangrijk en als men dan ook nog bijkomend oog wil hebben voor meer en beter groen, dan zijn we helemaal gelukkig.

Dus, waar vorige week nog Ferrari ’s en Lamborghini’s stonden te fonkelen, groeien nu groene ideeën voor Vlaamse steden.  Waar zo’n dag vooral ook om draait is ‘netwerken’. Mensen en organisaties ontmoeten die samen met ons willen werken aan die groenere steden en overtuigen om samen met ons mee op pad te gaan. Want Groen in de Stad, daar gaat mijn agentschap niet alleen voor zorgen. Ons werk is een grote uitnodiging aan iedereen om het samen met ons te doen.

Het enthousiasme van mijn Groen in de Stad collega’s werkt aanstekelijk. Vandaag staan ze hier op de beursvloer, morgen trekken ze naar Boskoop om daar hun Nederlandse collega’s te ontmoeten van ‘de Groene Stad’.  Samen willen ze zich verdiepen om de baten van groen in kaart te brengen. En ze kijken nog verder. Want ze zijn volop steden en gemeenten warm aan het maken om mee te dingen naar de internationale award Liveable Community. Laat me zeggen: de Oscars voor groene steden. Zou de nominatie van Rundskop hier onze Vlaamse steden en gemeenten een duwtje in de rug kunnen geven?  De finale gaat door in de Verenigde Arabische  Emiraten. Toch maar mijn collega’s te vriend houden de komende maanden …

Na de middag haast ik me terug naar het kantoor om mij met het juridisch werk bezig te houden. De juridische adviezen laten niet graag op zich wachten. Eenmaal uit de lift krijg ik te horen dat ik een fleecetrui moet gaan passen. Het administratief personeel dat af en toe op terrein gaat, krijgt een fleece aangeboden. Ik haast me naar de “paskamer” en verwacht dat een ANB-medewerker mij daar staat op te wachten maar niets is minder waar, een onbekende “cutie pie” staat klaar om mij te helpen met het passen van het truitje…  Een meevaller zou je kunnen zeggen … Al blozend en met een big smile keer ik terug naar mijn bureau. Ik beantwoord  mijn mails, behandel nog een aantal juridische vragen, plan nog een tweetal vergaderingen en eindig met een stapel ministeriële besluiten die ik één per één grondig moet nakijken…

Om 18u neem ik de trein richting Gent. De treinrit van 47 minuten is ideaal om nog eens mijn gedachten te ordenen en dit verslag te schrijven.

Toen ik vanmorgen, door een grondverzakking ergens tussen Gent en Brussel 30 minuten later dan gepland, op het kantoor aankwam, stonden nog geen vergaderingen in mijn agenda gepland. Ik keek er naar uit om een volledige dag achter mijn bureau door te brengen om voor eens en altijd komaf te maken met al de taken die al heel lang op mijn to do lijst staan.  Onverwacht heb ik toch twee vergaderingen moeten bijwonen waardoor mijn to do lijstje met moeite gereduceerd is. Je kunt niet alles voorzien in het leven en volgens Niccolo Machiavelli heeft het lot de helft van onze zaken in handen (heb ik vanmorgen tijdens de 30 minuten vertraging in Il Principe gelezen)… Ik geef me m.a.w. over aan het lot, kijk nog eens verontrust naar mijn to do lijst en vertrek naar de eerste vergadering. Het overleg waar ik even over wil uitweiden, ging over de instandhoudingsdoelstellingen, een onderwerp dat ons Agentschap heel nauw aan het hart ligt. Voor de leken is deze materie complex maar ik zal toch mijn best doen om het heel kort uit te leggen. De lezers die iets van natuur afweten, hebben zeker al van Natura 2000 gehoord. Natura 2000 is de naam voor het Europese natuurnetwerk. Alle lidstaten van de Europese Unie, dus ook België en meer bepaald Vlaanderen, nemen in de Natura 2000-gebieden maatregelen om de Europese soorten en hun leefgebieden te beschermen en ook in de toekomst kansen te geven. Voor de Natura 2000 gebieden die in Vlaanderen gesitueerd zijn, moet het ANB tegen eind 2012 de instandhoudingsdoelstellingen en de concrete implementatie ervan op terrein uitwerken. Geen gemakkelijke opdracht! Momenteel zijn wij volop bezig met de voorbereidingen. De realisatie van deze doelstellingen op terrein gebeurt door de doelgroepen ( grondeigenaars, ondernemers, openbare besturen, jagers, bosbouwers, etc.) maar vooraleer het zover is, moet nog één en het ander afgesproken worden tussen de administratie (verschillende entiteiten van de Vlaamse Overheid) en de betrokken doelgroepen. Vandaag hebben wij de criteria en methodiek uitgewerkt op basis waarvan wij voor elk gebied kunnen bepalen welke entiteit het best geplaatst is om overleg te plegen met de doelgroepen. Best moeilijk maar moeilijk gaat ook…

Als jurist is het boeiend om ook een keertje niet met je neus tussen de boeken te zitten en te zien hoe de wetgeving in de praktijk toegepast en beleefd wordt. Het zijn die momenten en de geëngageerde collega’s met wie je samenwerkt waarop je beseft waarvoor je het allemaal doet en die je inspireren om je te blijven inzetten…

Genoeg gefilosofeerd, ik ben bijna in Gent, vlug nog wat boodschappen doen, koken en in de zetel ploffen. Zo is dinsdag ook voorbij gevlogen…

Ik kijk nooit uit naar een maandagochtend.

Niet dat ik niet graag werk, maar na een luilekker weekend plots terug om 6u20 opstaan om een overvolle trein naar Brussel te nemen is niet echt mijn favoriete hobby. Vandaag is echter anders, door de staking in de publieke en private sector verloopt deze maandag anders dan de andere maandagen. Ik sta een uurtje later op, om een uur vroeger aan de slag te kunnen…  Om 7u30 rinkelt mijn wekker, ik maak een koffie verkeerd en een kwartiertje later kan ik aan mijn mails beginnen vanuit mijn thuis-kantoor alias mijn zetel…

Door een venijnige verkoudheid ben ik vorige week buiten strijd geweest en de mails zijn talrijker dan normaal. Ondanks de koorts, de keel- en oorpijn is het toch een ontzettend boeiende week geweest. Met het Agentschap voor Natuur en Bos hebben we meegedaan aan de actie “Vlaamse Overheid gaat voor kleur”. Met de collega’s maakten we een filmpje waar we in allerlei gedaanten en kleuren het bos indoken. Met de actie wil de Vlaamse overheid zich als potentiële werkgever in de “spotlight” plaatsen bij werknemers van allochtone afkomst. Er kon tot en met vorige vrijdag op de verschillende filmpjes gestemd worden. Het is nu bang wachten op het resultaat van de stemming die officieel op maandag 6 februari tijdens een prijsuitreiking zal bekend gemaakt worden. Stiekem hoop ik natuurlijk op de overwinning!

Ik heb in die week ook voor de eerste keer in mijn leven een interview gegeven waarin ik heel kort over mijn ervaringen als jonge werknemer met kleurrijke roots op de arbeidsmarkt vertel. Voor de foto’s  hebben wij het prachtige Citadelpark als setting gekozen. Alleen het weer viel die dag heel erg tegen! Maar al bij al was het een heel toffe ervaring. Het resultaat is terug te vinden in de Vacature van 28 januari 2012. De extra  exemplaren die mijn trotse moeder is gaan halen, liggen hier voor mijn neus… Het is eens iets anders dan die bundel juridische teksten! Die zijn voor morgen. Na een week thuis te zitten, kijk er naar uit om dan mijn toffe collega’s terug te zien. Om 6u20 opstaan, klinkt opeens veel minder erg….

Vrijdagochtend… Ik kom wat vroeger dan normaal, want er moet nog heel wat gebeuren voor het weekend begint.

Vandaag gaan mijn 2 collega’s en ik de zaal bezichtigen waar de prijsuitreiking van “Vlaamse overheid gaat voor kleur” zal doorgaan. Rond 10u vertrekken we. Ik heb dus nog even tijd om mijn e-mails te beantwoorden en een vacature te publiceren op de website van Jobpunt Vlaanderen. Rond 10u komt mijn collega me zeggen dat het tijd is om te vertrekken. Bestemming: het Atelier van de Vlaams Bouwmeester in Brussel.

Het verkeer valt gelukkig mee en al snel zijn we waar we moeten zijn. We krijgen een rondleiding in het atelier en bekijken de beschikbare faciliteiten. Nadien overleggen we hoe we de zaal het best kunnen indelen tijdens de prijsuitreiking. Eens we alle nodige informatie hebben, vertrekken we terug richting Heverlee.

In de namiddag regel ik eerst nog wat praktische zaken voor de prijsuitreiking. Daarna leg ik me weer toe op de teksten voor het event.

Enkele uren later gaat mijn alarm af: 16u50. Binnen 10 minuten wordt de stemming op de facebookpagina “de Vlaamse overheid gaat voor kleur” gesloten. Ik surf snel naar Facebook en ga bij elk filmpje het aantal stemmen na. Nadien contacteer ik het reclamebureau om hen er aan te herinneren dat de stemknop bijna offline gehaald mag worden. Zij nemen nog snel enkele screenshots van de resultaten en sluiten de stemknop af.

Even later sturen ze mij de resultaten die ze geregistreerd hebben. Ik vergelijk ze met mijn bevindingen en stel vast dat alles overeen komt. De wedstrijd zit erop! Nu is het afwachten tot de prijsuitreiking op 6 februari om de winnaar te kennen!

Vandaag werk ik niet vanuit Brussel, maar vanuit het Jobpuntkantoor in Heverlee. Dat komt goed uit, want ik moet nog wat zaken in verband met de prijsuitreiking van Vlaams overheid gaat voor kleur afstemmen met enkele collega’s.

Morgen gaan we de zaal waar de prijsuitreiking zal doorgaan, bezichtigen. Vandaag moeten we dus goed weten wat we allemaal nodig zullen hebben op het event, zodat we morgen kunnen nagaan wat aanwezig is en wat niet.

Samen met enkele collega’s overlopen we het lijstje met zaken die we zullen nodig hebben. Nadien bekijken we wat er nog gedaan dient te worden voor de prijsuitreiking op 6 februari 2012.

De belangrijkste taak voor mij is het aanleveren van enkele teksten. Zelf zal ik een stukje moeten vertellen over het verloop van het hele project.

Tijdens de namiddag focus ik me dan ook op het schrijven van deze teksten. Niet altijd zo evident, want er is wat inspiratie voor nodig. Rond 15u laat mijn inspiratie me in de steek. Ik laat de teksten even voor wat ze zijn en richt mijn aandacht op het selectiereglement en de functieomschrijving die ik nog dien af te werken voor een van de functies waarrond dinsdag een intake plaats vond. Ik moet er goed op toezien dat alles over de functie en de selectieprocedure correct en volledig beschreven staat in de documenten. Van zodra ze klaar zijn, verstuur ik alles naar de klant, ter goedkeuring.

In afwachting van feedback van de klant, richt ik me opnieuw op de teksten. Ik lees nog wat documenten over diversiteit door en ga na wat ik hiervan nog kan verwerken in mijn tekst. ’s Avonds staan de teksten nog niet op punt, maar ik besluit ze even aan de kant te leggen en morgen met een frisse geest opnieuw onder handen te nemen.

Op de trein richting Brussel begin ik na te denken over wat ik vandaag allemaal moet doen. Ik neem mezelf voor om meteen wanneer ik aankom op kantoor enkele mails te versturen rond “Vlaamse overheid gaat voor kleur”. Sommige genodigden hebben namelijk nog niet bevestigd of ze al dan niet op de prijsuitreiking aanwezig zullen zijn. Vandaag is het de laatste dag om in te schrijven. Ondertussen schiet me nog te binnen dat ik een e-mail moet te sturen in verband met een van de nieuwe procedures waarover ik gisteren een intake had. Ik moet op zoek gaan naar een goede mediamix om de vacature te publiceren. Ik maak de bedenking dat er ook nog drie jurygesprekken gepland zijn vanaf de middag. Deze zal ik ook nog moeten voorbereiden tijdens de voormiddag.

Aangekomen op kantoor, verstuur ik meteen de twee belangrijke e-mails en behandel ik de andere e-mailberichten in mijn mailbox. Nadien doe ik het voorbereidende werk voor de selectiegesprekken. Ik neem de functieomschrijvingen door, bekijk de cv’s en overloop de leidraad die ik opstelde om de gesprekken te voeren. Ik verzamel alle nodige documenten en vertrek naar de gesprekken.

Enkele uren later, wanneer de gesprekken afgelopen zijn, wandel ik terug naar het kantoor.

Ik open mijn mailbox en kijk of ik nog inschrijvingen voor de prijsuitreiking heb ontvangen. Alle team hebben geantwoord en gelukkig kunnen de meesten aanwezig zijn! Ze verdienen het namelijk allemaal om beloond te worden voor hun bijdrage aan meer diversiteit binnen de Vlaamse overheid. Ik vind ook nog wat to do’s voor de prijsuitreiking tussen den mails en ga daar ook meteen mee aan de slag!

Dinsdagochtend, ik kijk in mijn agenda. Vandaag staan er twee intakegesprekken op het programma. Tijdens het intakegesprek zullen de functies die opgesteld worden besproken worden. Ik lees alvast de voorlopige functieomschrijving en vertrek meteen naar de eerste klant.

Tijdens de intake bespreek ik samen met mijn klant de functie. Hij vertelt me wat de functie inhoudt, wat het takenpakket is, hoe het team eruit ziet, etc. Nu ik me een beeld gevormd heb van de functie, gaan we even na of de opgegeven competenties en hun niveaus overeenkomen met alles wat ik zojuist gehoord heb. Waar nodig doen we enkele aanpassingen, zodat we de kandidaten op het gepaste niveau kunnen screenen. Tot slot overlopen we nog even de timing van de selectieprocedure: waar en wanneer zal de functie gepubliceerd worden, wanneer worden de cv’s gescreend, waar en wanneer vindt de selectie plaats? Nadat we alle belangrijke afspraken hebben gemaakt, vertrek ik weer richting kantoor (enkele blokken verderop). Intake 1 zit er op.

Ik zet mijn laptop aan en bekijk meteen mijn mails. De inschrijvingen voor de prijsuitreiking van “de Vlaamse overheid gaat voor kleur” stromen binnen. De genodigden hebben nog tot woensdag de tijd om hun aanwezigheid te bevestigen. Van enkelen heb ik nog niets gehoord. Morgen neem ik contact met hen op.

Naar dagelijkse gewoonte neem ik nog een kijkje op de facebookpagina “Vlaamse overheid gaat voor kleur”. De teller is intussen de 1900 gepasseerd. Geweldig! Hopelijk raken we aan 2000 fans voor het einde van de wedstrijd. De teams hebben nodig 3 dagen tijd om stemmen te verzamelen!

Aan het einde van de dag gaat het tweede intakegesprek door, bij een andere klant. Ik doorloop met hen dezelfde stappen als deze ochtend. Wanneer ik alle nodige informatie heb verkregen, zit intake 2 erop. Ik weet wat me te doen staat de komende dagen: nieuwe vacatures publiceren en verder werken aan “Vlaamse overheid gaat voor kleur”.