Ik zorg ervoor dat de medewerkers in onze vestiging in de Everaertsstraat vlot aan hun dagtaak kunnen beginnen. De kassa is geteld en staat al klaar, alle documenten zijn in orde, toch nog even de verwarming opzetten om de ochtendkou te verdrijven en de dag kan echt van start gaan. Ousman, netjes op tijd zoals verwacht, deelt mijn mening over de temperatuur. Zijn thuisland is Gambia en naast zijn familie en vrienden daar is het vooral de warmte die hij mist.

Iets voor achten begeef ik mij naar de Klamperstraat waar ik een nieuwe (tijdelijke) medewerker zal gaan verwelkomen. Ik overleg nog snel even met Els, mijn leidinggevende, de algemene gang van zaken en dan maak ik kennis met Ibrahim. Hij zal een tijdje de chauffeur worden voor Werkhaven. Hij zal instaan voor interne opdrachten en ook leveringen van bouwgereedschappen en audiovisueel materiaal aan externe klanten.

Om half negen spring ik op de fiets, op weg naar een dag opleiding rond begeleiden in de lokale diensteneconomie. Af en toe oppassen geblazen, maar toch geniet ik ten volle van deze fietstocht. Het geeft toch een heel ander gevoel; fietsen in de stad. Een ideale manier om de geest even helemaal leeg te maken zodat die zich kan vullen met de materie van de dag.

Ik volg de opleiding samen met enkele van mijn collega’s. We kletsen nog even bij wanneer Inge, de coach van de dag, ons verwelkomt in een zonnige ruimte. Na een korte introductie worden onze hersenen snel aan het werk gezet met vragen als “Wat maakt jouw functie uniek?” en “Waarom heb je gekozen om te werken in de sociale sector?” Genoeg voer voor een interessante discussie en nieuwe inzichten. We krijgen nog een duidelijke uitleg over het doel en de filosofie achter de lokale diensteneconomie en de rol van de begeleider daarin alvorens we ons de broodjesmaaltijd laten smaken. Ik neem snel even de gsm erbij om te checken of alles goed loopt in de uitleendiensten. Ook aan tafel valt er geen stilte. We leren elkaar wat persoonlijker kennen en schrikken soms van elkaars leeftijd.

Om één uur bekijken we welke talenten een begeleider best met zich meedraagt voor het uitoefenen van zijn of haar job. We leren dat we naast een duizendpoot ook een kameleon moeten zijn. Het delen van ervaringen doet ons beseffen dat we best trots mogen zijn op wat we doen. We leren van elkaar hoe we kunnen omgaan met onze medewerkers en Inge geeft ons ook nog enkele tips  mee om ook zelf te groeien in de job.

Helemaal opgeladen en vol nieuwe inzichten nemen we afscheid. Vooraleer ik naar het station fiets bel ik nog even naar Els om na te gaan hoe de dag verlopen is. Alles naar wens, tevreden neem ik de trein terug naar huis. Vanavond naar jaarlijkse traditie wafelenbak bij mijn zus; het perfecte einde voor deze dag.

De dag begint bij onze collega-uitleendienst. Wij verhuren bouwgereedschappen, zij verhuren audiovisueel materiaal. Aangezien mijn collega aldaar van een weekje welverdiende vakantie geniet met zijn dochtertje spring ik met veel plezier daar even binnen om de hele werking draaiende te houden. Habib begroet me met veel enthousiasme, hij heeft klaarblijkelijk een fijn weekend gehad. Hij vertelt me dat hij in zijn thuisland Iran een groot stuk grond heeft kunnen kopen. Ik spreek mijn bezorgdheid over de huidige politieke situatie daar uit, maar hij stelt me snel gerust. Hij is er zeker van dat er van oorlog niet snel sprake zal zijn.

De weekplanning ligt klaar, alle documenten zijn in orde, de mails zijn beantwoord, kortom ik kan voort naar de volgende halte van de dag: de uitleendienst in Abdijstraat. Ik geniet even van een korte wandeling in de zon en bedenk me even hoe fijn het zal zijn als de lente echt aanbreekt. Rachid is druk in de weer met de herinrichting van de winkelruimte. Ik voel meteen de positieve energie van vooruitgang. Hij is wel een beetje zenuwachtig; zijn vrouw is hoogzwanger, en volgens de gynaecoloog uitgerekend voor vandaag. Spannende tijden…

De zon staat op haar hoogste punt wanneer ik tram 24 neem naar het centrum. Even een broodje halen in de stationsbuurt en weer even wandelen in het zonnetje naar de Everaertsstraat. Ousman legt net uit aan een klant hoe deze een dompelpomp moet gebruiken. Nu de sneeuw en het ijs gesmolten zijn hebben veel mensen last van natte kelders. Gelukkig kunnen wij hen voor een klein prijsje verder helpen.

Ik heb even tijd om de mails te beantwoorden en me voor te bereiden op de vergadering met mijn leidinggevende in de Klamperstraat. Veel tijd hebben we niet, maar de belangrijkste items kunnen toch ten gronde besproken worden. Gelukkig zitten we op dezelfde golflengte en hebben we vaak aan een half woord voldoende om elkaar perfect te begrijpen. Zo gaat het lekker vooruit.

Dan heb ik nog ruim anderhalf uur om in de uitleendienst verder te werken. Er komen nog enkele klanten met verbouwplannen. Tijdens schoolvakanties zijn er meer mensen thuis en die hebben dan tijd en zin om aan hun verbouwingen te werken. Om 16 u sluiten we de uitleendienst. Ik zorg ervoor dat de boekhouding het kassa-overzicht krijgt en sluit af voor vandaag. Tevreden maar moe begin ik aan de reis naar huis.

Dan is het tijd om de oudste naar school te doen. Vlug de jassen aan en met opa in de auto naar school. Op tien minuten ben ik weer terug en nestel ik mij op de zetel met een zelf gemaakte heerlijke dampende kop koffie, mijn twee rapporten en mijn schrijfblok.

Enkele uren later is het tijd voor de lunch. De kleinste die tot dan toe vrij rustig is geweest begint zich ook te roeren. Mijn vrouw ontfermt zich over het kleine mannetje. Blijkbaar heeft ook bij hem de honger toegeslagen.

Na een goed belegd broodje vertrek ik weer naar boven voor het bekijken van mijn mails en indien nodig deze te beantwoorden. Terug beneden, vlij ik mij weer in de zetel om mijn leeswerk verder te verrichten. De tijd vliegt voorbij en het is alweer tijd om de oudste van school te halen. Voor haar breekt er een weekje vakantie aan en zondag organiseren we de babyborrel voor onze kleinste. Wanneer we thuiskomen, vertrek ik naar boven om nog wat in de rust te kunnen verder lezen en nog een laatste keer de mails te checken.

Dit duurt langer dan verwacht en zonder dat ik het door had, is het tijd geworden om te eten. Mijn vrouw heeft lekkere spaghetti gemaakt. Nadat ik onze oudste in bed heb gestoken kruip ik nog even achter de pc om de laatste blog af te maken.

Het was erg leuk om te doen. Iedereen bedankt om te lezen en voor de positieve reacties.

Direct aan de slag vandaag met een belangrijke mail voor een project. Doel is om alles nog even objectief op een rijtje te zetten en mogelijke oplossingsrichtingen aan te geven. Ik laat het even bezinken en besluit later op de dag het mailtje naar de collega’s door te sturen, zodat het even in mijn hoofd kan rijpen en ik nog wat aanpassingen kan doen als deze mij te binnen schieten.

Tijd voor nog wat leeswerk. Als de maag begint te knorren, passeert er juist een collega met de vraag mee te gaan eten. “t wordt een gezellige boel met veel gezwans. Lekker ontspannend.

In de namiddag houd ik mij bezig met het opstellen van een visienota voor het uitwerken van een studieopdracht rond participatie. De bedoeling van die visienota is dat het studiebureau, wat de opdracht uitvoert, richtlijnen krijgt over hoe deze studie aan te pakken.

In m.e.r. processen hebben wij veel te maken met participatie van burgers en uiteenlopende belangengroepen. We willen hier proberen een betere invulling aan te geven. Het uiteindelijke doel van de studieopdracht is om te kijken welke mogelijkheden het proces biedt. Participatie moet immers meer zijn dan alleen maar inspraak. Zo verhoog je niet alleen de kwaliteit van het rapport zelf, maar zorg je er ook voor dat mensen het gevoel krijgen dat ze gehoord worden en dat duidelijk wordt waarom wel of niet met hun reactie wordt rekening gehouden. Zo creëer je bijkomend ook meer draagvlak.

Ten slotte zet ik de planning voor volgende week op punt en mail enkele mensen om wat afspraken te maken.

Wanneer het tijd is, pak ik mijn spullen mee voor morgen, dan mag ik namelijk thuiswerken. Twee dikke rapporten die nodig gelezen moeten worden. De tas weegt op de schouders als ik het Ferrarisgebouw uitstap, op weg naar de overgrootmoeder van onze twee kindjes. Ze vindt het geweldig om de gastjes te zien en daarom proberen we er zoveel als mogelijk langs te gaan en er regelmatig eens goed ouderwets te eten. Onze oudste is helemaal gek met haar. Het is ook verbazingwekkend hoeveel de ‘Moemoe’ nog kan als ons meisje daar is. Ze is al 79 en loopt soms nog samen met haar te dansen in de living.

We sluiten de dag op ons gemak af, met een avondje voetbal.

Op het werk aangekomen bekijk ik eerst de mails die gisteren namiddag zijn binnengekomen tijdens mijn afwezigheid. Ik probeer er een paar te beantwoorden, maar laat, die waar een uitgebreid antwoord vereist is, even liggen tot de namiddag. Ik moet ook nog het overleg met een collega straks voorbereiden.

Dat vindt om 10 uur plaats. We maken afspraken over de opvolging van een dossier. Het gaat met name om de vraag wie welke disciplines in het ontwerp-MER gaat lezen. Ook naar timing spreken we het een en ander door. Het is een van de zwaardere gecompliceerdere dossiers binnen de dienst, dus dat vraagt een aanpak, waarbij meerdere collega’s betrokken zijn.

Ook breng ik bij hem een probleem ter sprake, wat in een ander dossier opduikt. We overlopen diverse opties, minnen en plussen, voors, en tegens en komen ongeveer anderhalf uur later tot de conclusie dat we een hele vruchtbare brainstorm hebben gehad, waaruit ook min of meer een oplossing is gerold. De daaraan gekoppelde communicatie vraagt echter wel wat denk en reflectiewerk en we besluiten daarover nog onderling terug te koppelen per mail.

Onder de middag schuiven bij de lunch twee collega’s van de afdeling aan. Het gesprek komt snel op verplaatsingen van en naar het werk en het gebruik van de fiets versus de auto. Zelf zijn wij thuis – door mijn visuele handicap – gedwongen om redelijk dicht bij de stad te wonen en hebben wij onlangs een tandem aangeschaft met fietskar om in het voorjaar en de zomer mee op pad te gaan. Met onze lengte en breedte gaan we bijna tot de categorie ‘uitzonderlijk vervoer’ behoren.

De namiddag is gevuld met een aantal zaken. Allereerst de meest dringende mails beantwoorden. Vervolgens zet ik een aantal afspraken en vragen van deze ochtend op een rij en stuur ze rond aan de rest van het groepje, waarmee we het dossier behandelen. Het is vooral belangrijk om op korte termijn actie te gaan ondernemen.

Daarna houd ik mij bezig met het opmaken van de diverse planningen voor lopende dossiers. Je moet daarin met verschillende wettelijke termijnen rekening houden, maar zelf ook voldoende tijd overhouden om documenten, adviezen en inspraakreacties op een verantwoorde wijze te kunnen doornemen. Een tijdrovend werkje, maar ook zeer noodzakelijk om overzicht te houden in deze drukke tijden.

Ten slotte voer ik nog een aantal aanpassingen door op de site, zodat deze weer up-to-date is en ik verplaats nog een aantal bestanden op onze netwerkschijf, zodat deze overzichtelijk blijft.

Op de trein verdiep ik me ter ontspanning in een boek. Ik heb onlangs via de Knack een serie van vier prijswinnende Scandinavische thrillers gekocht. Tot nu toe nog geen slechte koop geweest, alleen de namen van personages lezen wat moeilijker. Bij thuiskomst vliegt onze oudste mij in de armen met haar zelfgemaakte muziekinstrumentje, ze is zo fier als een gieter. De jongste lijkt zich van het lawaai van grote zus niet veel aan te trekken en blijft slapen. Wanneer onze dochter, na lang tijdrekken eindelijk in bed ligt, komen we tot de conclusie dat er weinig op TV is deze avond. We babbelen nog wat na en kruipen moe onder de wol.

Aansluitend bereid ik het overleg voor wat ik straks heb met ons diensthoofd over het platform ICT. Dit overleg kadert binnen de plannings- en evaluatiecyclus (PLOEG). Doel is om te bekijken wat de resultaten tot nu toe zijn geweest en welke prioriteiten er dit jaar gesteld zullen of moeten worden. Het blijkt dat we beiden zeer tevreden zijn over de werking. We maken nog wat concrete afspraken inzake te nemen acties voor een aantal deelprojecten.

Daarna probeer ik nog wat mails af te handelen en wat leeswerk te verrichten voor een aantal lopende dossiers. Het is alsof men afgesproken heeft alle dossiers tegelijk hier binnen te sturen. Goede planning is dus essentieel om alles in goede banen te leiden, zodat geen enkele termijn overschreden wordt en onze klanten tevreden zijn.

Ik besluit om dit puzzelwerkje een van de komende dagen te doen, wat gezien het wegvallen van een overleg donderdag, goed in te passen is.

Dan wordt het tijd voor een lunch met de collega’s. Eens goed bijbabbelen en kletsen over van alles en nog wat. Lekker even ontspannen en wat loskomen van het werk.

Rond 1 uur vindt een overleg met de hele dienst plaats. Ons voormalig diensthoofd en nu kennismanager, verlaat per 1 april de dienst. Iedereen mag vandaag zijn zegje doen over hoe men de toekomstige invulling van de opengevallen plaats ziet en welke consequenties dit gaat hebben voor de werking van de dienst en de verschillende platforms. De vraag die centraal staat is: ‘Wat is kennismanagement?’

Aansluitend volgt een toelichting op het recent vernieuwde richtlijnenboek water.

Onze dienst moet op basis van een wettelijke verplichting, een aantal richtlijnenboeken ter beschikking stellen, waarop administraties, initiatiefnemers, coördinatoren en deskundigen zich kunnen baseren om de milieueffectrapportage van een project of een plan zo goed mogelijk te laten verlopen. De richtlijnenboeken bundelen een grote hoeveelheid kennis, zowel op procedureel als op methodologisch vlak. Eigenlijk vormt een richtlijnenboek een leidraad bij het opstellen en het toetsen van een milieueffectrapport. Deze toelichting is voor ons handig om op de hoogte te zijn van de vernieuwde inhoud.

Wanneer ik moe maar voldaan naar huis ga, heeft mijn trein gelukkig niet al te veel vertraging. Bij thuiskomst blijkt onze oudste een ‘opstandige’ dag te hebben (gehad). Dat belooft, ze mag vanavond bij meter en opa blijven slapen in haar ‘Uilenbed’, zodat haar meter haar de volgende ochtend zelf naar school kan brengen. Wanneer ze zonder problemen gaat slapen wordt het nog een ouderwets gezellig avondje bij de schoonouders met koffie en chocomelk en lekker op het gemak op de zetel. We keren met ons klein manneke huiswaarts en babbelen nog wat over de recent aangeschafte lampen voor de kamer van onze kleinste. Hij ligt te slapen in zijn Maxi-Cosi. Hoe vervelend het ook is, we moeten hem wakker maken voor de pyjama en de slaapzak. Gelukkig valt hij daarna snel in slaap.

Maandag de 13e, ik vraag mij af of deze dag ook ongeluk gaat brengen als ik om zes uur in de ochtend mijn warme bedje verlaat. De Afrikaanse klanken van het Brussels Jazz Orchestra, dat wij zaterdag bezocht hebben, zinderen nog een beetje na. Eerste avond samen op pad sinds de geboorte van onze zoon, drie maandjes geleden. Zijn meter heeft geen werk aan hem gehad tijdens het oppassen, ’t manneke heeft aan een stuk geslapen tussen ons vertrek en onze thuiskomst.

In de keuken duikt het eerste voorteken al op, niet genoeg brood meer. ’t Was er gisteren een beetje bij ingeschoten om een vers te halen. Ik pak mij een boterhammetje met choco, laat de rest voor ons meiske om mee naar school te nemen en ga zelf nog even naar de bakker voor een rozijnenbrood. Goed ingeduffeld stap ik de deur uit en lig al bijna languit, de stenen zijn lekker glad. Oppassen dus onderweg naar de trein. Na ongeveer 50 minuutjes bollen kom ik op tijd op mijn bureau. Ik neem – naar goede gewoonte  op maandag – mijn agenda eens door om te kijken wat er deze week te gebeuren staat.

Dan check ik even of alle problemen van donderdag en vrijdag met de website opgelost zijn. Dat blijkt het geval te zijn. Vlug nog even een aantal aanpassingen doen. Belangrijk is dat de site volledig up-to-date is. Alle aankondigingen van inspraakprocedures die verlopen zijn, moeten er dus af. Nog wat mails behandelen en op naar het eerste overleg.

Zo 1 keer in de twee weken komen de kennismanager, de verantwoordelijke voor het platform communicatie en ik bij elkaar om de violen te stemmen op het gebied van kennisdeling, communicatie en ICT, gezien de vele raakvlakken die deze drie ‘disciplines’ hebben. Een belangrijk aspect is het delen en borgen van de enorme hoeveelheid kennis die bij onze mensen aanwezig is. De eerste stap hebben we vandaag gezet met het in gang zetten van een inventarisatie van alle informatie die beschikbaar is over het thema mobiliteit. Ook gaan we een luikje aan de website toevoegen, waar deskundigen en initiatiefnemers methodologische informatie kunnen opzoeken.

Tijd om goed te eten is er niet echt, ik blijf achter mijn bureau met mijn rozijnenbrood om de voorbereiding van het overleg van deze namiddag te doen.

Dan wordt het platform ICT onder de doopvont gehouden. We bespreken de door mij opgestelde visienota en verdelen de taken voor het komend jaar. Sinds de reorganisatie van onze dienst is er een apart platform ICT In het leven geroepen, wat alle ICT gerelateerde taken op zich neemt. Het gaat daarbij onder meer om het beheer van de website, structureren van onze netwerkschijf en helpen met eenvoudige ICT-vragen. Voordien was ik in mijn eentje verantwoordelijk om dit alles op te volgen, nu kunnen we de taken wat verdelen, zodat iedereen op tijd geholpen kan worden en projecten hun deadlines kunnen halen. Per project heb ik een fiche gemaakt met doelstelling, timing en stand van zaken, zodat een ieder binnen de dienst kan volgen waar wij mee bezig zijn.

Na dit overleg rest nog wat tijd om een deel van een niet technische samenvatting van een ontwerptekst te lezen en dan is het alweer tijd om naar huis te gaan. Bij aankomst op het station heeft mijn trein meer dan een half uur vertraging. Eindelijk thuis, blijkt mijn vrouw ook een slibberpartij te hebben voorgehad. Maandag de 13^e, zou het dan misschien toch…?

Nadat ik onze oudste uiteindelijk naar bed heb gebracht en nog verhaaltjes voor haar heb gelezen, plof ik in de zetel voor een avondje Canvas. Onze kleine man nestelt zich in mijn oksel en valt in slaap. Toch nog een mooie afsluiter.

8.15u

9.30u Het maandelijkse overleg van het college en het managementteam start. Ik ben aanwezig als uitloper van mijn taak in het managementteam, om communicatienoden te detecteren en te kunnen duiden. Eén van onze schepenen roept op om de administratie van onze dienstverlening nog eenvoudiger te maken. Onze stad is hier al bewust mee bezig, maar het kan zeker nog beter. Daarna evalueren we de collectieve sluiting tussen Kerst en Nieuw, die we in 2011 voor het eerst hadden. Ik onthoud zeker enkele leerpunten voor onze werking.

10u De vergadering is voorbij. Ik noteer nog één en ander, spring op mijn plooifiets en rij naar AC Portus, waar mijn kantoor is. Ik haal snel een kaartje voor een collega die onlangs een hartaanval kreeg. Ik stop even aan de bouwwerf van de nieuwe stadshal op het Emile Braunplein. De meningen hierover zijn niet onverdeeld positief. Ik ben echter een believer: wacht maar tot de hal af is, de groene ruimte aangelegd is, het licht door de openingen in het dak wisselende sferen creëert… het wordt een fantastische plek!

10.30u Terug aan mijn laptop, op het eiland bij mijn medewerkers. Ik maak eerst wat tijd voor hun vragen, want we hebben elkaar deze week slechts tussendoor even gezien.

12.30u Ik bel naar huis om te informeren hoe het met mijn jongste zoontje gaat. ‘Gelukkig’ is hij op donderdagnacht ziek geworden: mijn mama kan hem vandaag opvangen. Ze komt bijna elke vrijdag oppassen en daar ben ik haar heel dankbaar voor. Daarna ga ik lunchen in ons restaurant op de 1^e verdieping in AC Portus. Donderdag veggiedag, vrijdag visdag. We zitten met collega’s van verschillende diensten aan tafel en tateren over woestijnmieren, dolfijnen en pinguins. Oh ja, en ook even over Leo’s.

13u Terug op kantoor. Vrijdagnamiddag en gelukkig een hele namiddag op bureel. Tijd dus om af te werken wat deze week blijven liggen is. Ik maak schoon schip in mijn mailbox, schrijf me in voor een opleiding veranderingsmanagement, maak de agenda van onze teamvergadering volgende maandag. Ik zet ook mijn agenda voor volgende week op punt, zodat ik er maandag meteen weer tegenaan kan gaan. In de persknipsels lees ik dat de vrieskou geen pretje is voor onze collega-grafdelvers, die drilboren moeten inzetten om door de bevroren aarde te geraken. Brrr… Tussendoor zijn er wat telefoontjes. En er is ook het ‘vrijdagnamiddaggevoel’, vanaf 15u wordt iedereen wat gemoedelijker en zijn we in weekendstemming.

16.45u Ik maak in mijn hoofd een balans van mijn werkweek. Het tempo lag hoog maar dat is niet uitzonderlijk. Al bij al zijn er deze week weinig onverwachte zaken opgedoken die de agenda door elkaar gooiden. Toch blijft de combinatie van leidinggeven, coördineren en uitvoerend werk niet evident. En dat combineren met een goed evenwicht tussen werk en gezin al evenmin. Ik kijk in eigen hart en besef dat ik soms een slaaf ben van mijn eigen gedrevenheid…

Genoeg gefilosofeerd. Volgende week staan er weer nieuwe zaken op het programma en er zijn ook nog een aantal inhoudelijke projecten die een snelle aanpak verdienen, zoals een nieuw intranetplatform, het verbeteren van de communicatie met onze werklieden… Uitdaging genoeg dus. Aan al wie deze week even in mijn leven gepiept heeft: bedankt dat je het gelezen hebt. Mocht het je op ideeën brengen, laat ze gerust weten. En altijd welkom in Gent, er is hier altijd wel wat te beleven.

7.30u

8.15u Ik begin aan de telex van het managementteam. Gewoonlijk probeer ik die de dag zelf af te werken, maar dat is gisteren niet meer gelukt. De onderwerpen gisteren waren nogal complex en er is wat opzoekwerk nodig.

9.50u Om onduidelijke redenen doet mijn computer niet wat hij zou moeten doen. Ik krijg pop-ups als ‘er is een fatale fout opgetreden’. Hm, dat klinkt niet bijster gezond. Het werkt me op de zenuwen, ik start het ding een paar keer opnieuw en verlies tijd. Gelukkig is dit geen dagelijkse kost.

10.20u Ik schrijf de afsprakennota van het functioneringsgesprek dat ik onlangs met één van mijn medewerkers voerde. Ik heb geleerd om dit kort na het gesprek te doen, anders loop je het risico om het op de lange baan te schuiven. Het gesprek zelf vind ik belangrijk (het contact, de inhoud, de feedback), maar het administratieve deel… Nochtans, zodra ik er aan begin, vlot het altijd wel. Maar persoonlijk maak ik liever gewoon kort op de bal afspraken en probeer continu feedback te geven.

10.45u Mijn medewerkster belt me op. Ze is bezig met het verslag van de redactieraad van ons personeelsmagazine Moment. We overlopen de definitieve artikels en thema’s die in het nummer aan bod zullen komen. Ik geloof er van nature uit sterk in dat we echt élke medewerker nodig hebben om onze Stad goed te doen draaien. Alleen als we allemaal onze job doen zal het werken, en daarom zou ik in Moment nog meer ‘mensen’ willen zien: wegenwerkers, departementshoofden, administratieve krachten, schoonmaakpersoneel, groenwerkers, leidinggevenden, loketbedienden, kinderverzorgers, en ga zo maar door… We stellen de focus van de artikels scherp en proberen aandacht te hebben voor zo veel mogelijk groepen medewerkers en hun verhalen.

11.15u Ik werk de nota van het functioneringsgesprek af en regel een aantal afspraken die daarin gemaakt zijn.

11.45u Weer een telefoontje, met info over een workshop begin maart. Mijn maag knort, de concentratie daalt pijlsnel en ik denk aan de pyramide van Maslow, waarin eerst de fysieke behoeften moeten bevredigd zijn voor je je energie ergens anders kan op richten. Ik plaats de telex van het managementteam, die ondertussen goedgekeurd is, online en beantwoord wat mails. Bij deze mails hoort vaak ‘werk’, dus het afhandelen ervan gaat niet altijd zo snel. Mijn mailbox bevat vandaag ook reacties van collega’s op de blog, die ik gisteren met een klein hartje binnen onze Stad o.m. via yammer bekend gemaakt heb. Interne communicatie is vaak eerder onzichtbaar voor veel medewerkers, maar wordt ineens heel wat concreter. Fijn collega’s en bedankt voor jullie feedback!

13.10u Ik betrap mezelf erop dat ik al meer dan vijf uur niet van mijn stoel gekomen ben. Klinkt voor sommigen misschien ongeloofwaardig maar toch is het zo. Het is helemaal niet gezond en bij mij het risico van thuiswerk: niet kunnen stoppen. Ik geef me over aan mijn hongergevoel en plunder de koelkast. En ook dat is waarschijnlijk niet zo gezond J.

14u Enkele weken later dan voorzien begin ik aan de jaarplanning voor onze afdeling. Het is de eerste keer dat ik er eentje maak (ik ben pas een jaar in deze functie) en er kruipt veel tijd in. Toch vind ik het belangrijk om het te doen. Een goede planning maakt je activiteiten zichtbaar en je kan toetsen of je tijdig je resultaten behaalt en rendeert. Voor mij maakt planning de job beheersbaar en verhoogt het de efficiëntie – en dat laatste is toch een belangrijke waarde binnen onze stad. Toegegeven, ik ben een lijstjesmadam – ik heb die structuur nodig om alles goed te kunnen bolwerken. Het maakt ruimte vrij in mijn hoofd voor andere, vaak belangrijker zaken. Tussendoor stem ik telefonisch af met mijn collega van het kabinet van onze burgemeester en een paar andere collega’s.

16u De planning is allesbehalve afgewerkt, maar ik neem een aantal andere zaken voor. Deze namiddag kwam er een cultureel aanbod voor ons personeel binnen. Ik zet alles in gang om het te organiseren en bekend te maken aan ons personeel. Tot slot verwerk ik nog wat mails.

17u Ik sluit af om eens wat vroeger de kindjes te kunnen ophalen. Want vanavond gaan we zwemmen J.

7.30u

8.15u Ik ga het Gentse stadhuis binnen. Het gonst er al van de bedrijvigheid en het regent ‘goedemorgens’.

8.30u Het managementteam gaat van start. Het is de vergadering van de topambtenaren van onze Stad. Elke medewerker mag weten wat aan bod komt: ik maak de telex, een korte en begrijpelijke samenvatting die elke medewerker kan en mag lezen. Het is ook voor andere aspecten van mijn job nodig dat ik aanwezig ben: ik krijg rechtstreekse info, wat het makkelijker maakt om communicatienoden in te schatten en bepaalde keuzes goed te duiden. Alleen zo kunnen we een strategische interne communicatie voeren en zo veel mogelijk neuzen in dezelfde richting krijgen.

De agenda vandaag is stevig: een verbeteringsproject rond overheidsopdrachten, de beheers- en beleidscyclus, diversiteit in ons personeelsbeleid, onze Cel Armoedebestrijding en de armoede-indicatoren, en tot slot wat we moeten doen bij het niet-functioneren of het ongepast gedrag van een medewerker. Sommige projecten leggen blijkbaar een parcours met hindernissen af. En dat kan je vandaag ook zeggen van de vergadering zelf, want die loopt uit.

13.30u Tijd om rustig te eten is er vandaag niet. Ik heb tijdens de vergadering snel een broodje binnengespeeld en race met mijn plooifiets naar AC Portus (aan de Keizer Karelstraat). Daar hebben mijn medewerkers al de zaal in orde gebracht voor de infosessie. Ik val in herhaling: wat zou ik zijn zonder hen!

14u We starten de infosessie van project Com-Fort. Com-Fort is een veranderingstraject dat resulteert in twee nieuwe diensten: een Dienst Onthaal (de toegangspoort voor de Gentenaren naar onze dienstverlening) en een Dienst Communicatie. We willen zo de efficiëntie verhogen en nog betere kwaliteit leveren. Onze werking rond interne communicatie wordt in de Dienst Communicatie geïntegreerd. Ik denk de nieuwe structuur mee uit en ben projectcommunicator. Com-Fort grijpt rechtstreeks in op het dagelijkse werk van een 60-tal medewerkers en onrechtstreeks op dat van nog meer collega’s. Dat zorgt natuurlijk voor wat bezorgdheden. Gelukkig zijn we in een fase beland waarin het project concreter wordt en kan vooruit gaan.

We presenteren het personeelsplaatje op korte termijn aan de rechtstreeks betrokken medewerkers, die uiteraard al een individueel gesprek achter de rug hebben. Nadien zitten we informeel samen, de collega’s kunnen vragen stellen en praten met hun (nieuwe) leidinggevende. De reacties zijn wat afwachtend, maar overwegend positief. Ik zie er naar uit om vanaf (onder voorbehoud) 12 maart effectief samen in één gebouw te zitten en zo echt een ‘Dienst Communicatie te vormen, vanaf dan zal het makkelijker loslopen. Al zal ik natuurlijk ook de collega’s van mijn huidige werkplaats missen.

16u De infosessie is afgelopen en de laatste medewerkers druppelen naar buiten. De andere leidinggevenden van de nieuwe diensten/afdelingen en ik praten na en we maken afspraken. Ik ruim de zaal nog wat op.

17u Ik plof op mijn bureaustoel. De verwarming op kantoor lijkt wel op hol geslagen, ik voel me wat misselijk en ben moe. Ik denk aan de kindjes. Het is woensdagnamiddag en dan ben ik graag vroeg thuis. Gelukkig neemt mijn partner ook geregeld de zorg voor de kinderen en dat is voor mij een grote steun. Ik bijt nog even door, beantwoordt enkele mails, sorteer paperassen en telefoneer naar een collega die de blog gelezen heeft en enthousiast is over het ‘generation Y’-aspect. Als een lezing zo inspirerend kan werken, moeten we de geestdrift misschien verder geleiden naar onze collega’s. We leggen een half uurtje vast in onze agenda om er over te brainstormen.

17.50u Ik sluit af, rij met de plooifiets naar Gent Dampoort en neem er even na zessen de trein. Op de trein lees ik wat vakliteratuur en wordt ik gebeld door mijn zus, die vertelt dat ze vrijdag te beluisteren is op de klassieke radio. Tegen 18.45u kan ik eindelijk de kindjes en mijn partner knuffelen. Ik beloof dat ik morgen meer tijd zal maken voor hen.