Jobpunt

Hoopvol

Enkele weken geleden lanceerden onze collega’s van communicatie een overheidsopdracht met betrekking tot Vlaanderen in Actie. Als jurylid had ik vorige week een hele stapel kandidaatsdossiers gekregen om voor te bereiden. Deze morgen was het verzamelen geblazen om alle dossiers te evalueren. Er zit talent in Vlaanderen, dat konden we snel afleiden uit sommige van de ingediende dossiers. Echte pareltjes! Dit was echter nog maar de eerste stap in het hele selectieproces: selectie van valabele kandidaten. Nu die gekend zijn, zal hen gevraagd worden om een gedetailleerde offerte in te dienen. Mijn verwachtingen heb ik deze voormiddag alvast naar boven bijgesteld…

Net vóór de grote vakantie had onze hoogste leidinggevende een open hand uitgestoken naar iedereen van het departement om met hem mee te denken over de nu al anderhalf jaar durende hervormingen. Ik herinner me nog goed zijn begeleidende woorden toen hij dit initiatief voor enkele honderden collega’s aankondigde: “… want ik heb nog nooit een dergelijke hervorming gedaan en ook voor mij is het een zoektocht.”.

Met z’n twintigen hebben we de uitgestoken hand aanvaard. Hij noemde deze groep zijn spiegelkabinet.  Deze namiddag zijn we voor het eerst bijeengekomen. Alles verliep in een opvallend open en constructieve sfeer. Het hele verloop van de namiddag bevestigde nog maar eens mijn overtuiging dat mensen willen meewerken aan moeilijke opdrachten -zoals de huidige hervorming- wanneer ze als gelijken worden behandeld.

Het stemt me hoopvol.

Durf

Deze voormiddag hoorde ik sommigen aangeven hoe dicht hun stressniveau is gekomen bij de grens van het houdbare. Betere planning en regelmatiger overleg waren de oplossingen die ze zelf gaven op hun te veel aan stress. Waarom blijven we dan rennen als een kip zonder kop terwijl de rustbrengende antwoorden kennelijk voor het grijpen liggen? Wat hebben we nog nodig?

Deze namiddag was het verzamelen geblazen voor één van onze werkgroep, samengesteld uit 13 vertegenwoordigers. Dit is er één voor elk beleidsdomein dat de Vlaamse overheid rijk is. De agenda had maar één punt: uitvoeren opdracht van de Vlaamse Regering. Halfweg de vergadering zaten we onverwacht heel dicht bij een “neen” van de werkgroep op de opdracht. Het getuigt alvast van heel wat durf om als administratie een directe en grote opdracht van de Vlaamse Regering niet zomaar te aanvaarden. De aangebrachte argumenten voor die “neen” waren: “neen” tegen een aangevoelde nutteloosheid van de opdracht, “neen” tegen een verwachte hoge inzet van mensen en middelen, “neen” tegen een resultaat dat meer onduidelijkheid zou scheppen dan dat het klaarheid zou brengen.  ….   Ik hoorde echter geen “neen” maar veeleer een “ja”. …     Een “ja” voor een efficiënte overheid. Een “ja” voor een kostenbewuste overheid. Een “ja” voor een relevante taakinhoud.

Mijn vraag van daarnet: “Wat hebben we nog nodig?”, werd misschien wel zonet ingevuld.

Durf.

Boeiende tijden.

Het woord ‘crisis’ domineert al zolang onze media, dat het zijn betekenis haast heeft verloren. Bankencrisis, Eurocrisis, politieke crisis, economische crisis, milieucrisis, … noem maar op. En toch voel ik geen angst, integendeel, ik ben hoopvol. Weg van alle aandacht, haast in de spreekwoordelijke stilte van de storm, ontwaar ik stilaan de kiemen van een nieuwe samenleving, een nieuwe economie, een nieuwe politiek.  Om maar enkele voorbeelden te noemen: Plan C, Duwobo, TEDxFlanders, RES, G1000, Torekes, … . Stuk voor stuk initiatieven die getrokken worden door gedreven mensen.

Vandaag kwam ik met een 30-tal van hen samen om te leren van elkaar hoe je nu vernieuwing kan brengen in de maatschappij. Het verschil met een eerder klassiek ingevuld netwerkevent werd al duidelijk bij de eerste vraag: “Hoe is het echt met je?”. Het is haast onmogelijk om niets op te steken tijdens de vele gesprekken en werksessies. Ik heb dan ook altijd mijn klein notitieboekje bij waarin ik opvallende quotes, verrassende ideeën en nieuwe inzichten verzamel. Die tracht ik zoveel mogelijk te gebruiken en toe te passen in het kader van mijn opdracht: het verder vorm geven aan Vlaanderen in Actie.

Boeiende tijden.

Een dagje thuis. Of toch niet helemaal?

Vandaag is het vrijdag en ben ik een dagje thuis. Dat betekent echter  niet dat ik niets voor het werk zal doen vandaag. Ik start de dag met het checken van mijn smartphone die mijn werkgever me ter beschikking heeft gesteld (met als gevolg de quasi permanente bereikbaarheid) en merk dat onze administratief ondersteuner ziek is. We hadden gisteren een aantal afspraken gemaakt over punten die zij vandaag zou opvolgen maar dat kan door haar afwezigheid niet. Het waren echter punten die vandaag moeten gebeuren dus ik zorg ik ervoor dat ik ze zelf kan opnemen tussen mijn geplande activiteiten door.

Bij thuiskomst van Leuven – waar ik in de voormiddag moest zijn – neem ik contact op met onze externe partner voor het opzetten van een monitoringsysteem binnen ons Departement om een overzicht te verkrijgen van de stand van zaken van de lopende activiteiten ter voorbereiding van een vergadering die maandag gepland is. Ik bekijk de binnengekomen mails en markeer er een paar die maandag actie van mij of van de Stafdiensten vragen.

Na de middag krijg ik telefoon van de communicatie-adviseur van de projectmanagementoffice over de nakende campagne. We stemmen af over de beslissing van de Vlaamse Regering en komen de nodige interne acties die vandaag nog moeten gebeuren overeen. Korte tijd later merk ik aan het mailverkeer dat onze afspraken in de praktijk worden omgezet. Zelf contacteer ik onze beleidsafdeling voor het verkrijgen van vergelijkende tabellen over een belasting. Ook daar merk ik dat ze kort na ons gesprek worden rondgestuurd. Tenslotte contacteer ik per mail onze projectmanager met de vraag een vergadering van me over te nemen op maandagmorgen. Ik moet maandagvoormiddag examen gaan afleggen voor een gecertificeerde opleiding die voor een aantal werknemers van het Departement werd georganiseerd. De bedoeling is een welbepaalde standaard binnen onze organisatie te introduceren en vast te leggen. Dat betekent wel dat ik het ganse weekend nog hard zal moeten studeren wil ik slagen voor het examen! Ondertussen is het na de stamtijden en zit de werkweek erop.

Ik hoop dat de voorbije week jullie een inzicht gegeven heeft in wat mijn job precies inhoudt (en de zin is aangewakkerd te werken bij het Departement Financiën en Begroting of andere entiteiten van de Vlaamse overheid). Ik vind het zelf een boeiende job met veel afwisseling, verantwoordelijkheid en vrijheid. Dat laatste betekent wel dat het voor mezelf soms zoeken is naar het optimale evenwicht tussen het inhoudelijke en het organisatorische maar ervaring is daarin de beste leermeester. De functie heeft als bijkomend voordeel dat ik met iedereen in de organisatie in contact kom en ook binnen de rest van de Vlaamse overheid veel interessante contacten opbouw. Tenslotte kan ik toespitsen op de dingen die ik graag doe: mensen motiveren en inspireren, lijnen uitzetten en ideeën lanceren, projecten en doelstellingen managen en inhoudelijk bezig zijn met strategisch organisatiebeleid.

Ook het werken voor het Departement Financiën en Begroting biedt vele voordelen. Als één van de drie horizontale beleidsdomeinen hebben wij een brede kijk op de ganse Vlaamse overheid en is onze dienstverlening gericht op interne klanten waardoor we de werking van die interne klanten leren kennen en doorgronden. Het biedt ook het voordeel dat we de financiële kant van een overheid kennen en de interactie met de politiek over het budget van dichtbij kunnen volgen. Kortom, een job en een werkgever die ik iedereen kan aanraden!

Opgeruimd staat netjes (en werkt beter)

Vandaag is het sportdag voor Vlaamse ambtenaren. Het is een dag waarop elke werknemer aan de Vlaamse overheid, ter stimulans van een actievere vrijetijdsbesteding, uit een waaier van sporten kan kiezen om te proberen. Tal van ambtenaren maken dan ook gebruik van deze gelegenheid die hun werkgever hen biedt. Zelf neem ik niet deel en ben ik gewoon op kantoor (al heb ik een aardig ommetje mogen maken om daar te geraken vandaag). Zoals ik gisteren al aangaf, zijn er vandaag geen vergaderingen gepland en dit geeft me de gelegenheid heel wat acties die uit vorige  vergaderingen voortvloeiden op te nemen en te werken aan een aantal dossiers.

De dag start met het checken van de mails. Er zitten een aantal uitlopers van de vergadering over de campagne van gisteravond tussen en een aantal voorbereidende stukken voor geplande vergaderingen volgende week. Na het controleren van de mails open ik ons personeelssysteem om de verschillende aanvragen (verlof, vorming, dienstvrijstelling,…) te overlopen en desgevallend goed te keuren.

Tijd voor een aantal dossiers. Nazicht van de beleidsbrief 2012, terugkoppeling en verdere aanpak van het risicoraamwerk beleidsondersteuning en uitwerken van het projectvoorstel voor een procesimplementatie- en personeelsplan voor een van onze diensten staan op de agenda.

De beleidsbrief is een jaarlijks document dat voortvloeit uit de beleidsnota (engagementen voor de duur van de legislatuur) van de minister. In die beleidsbrief wordt er teruggeblikt op de realisaties van het voorbije jaar en worden de accenten van de minister voor het komende jaar toegelicht. Wij werken als administratie mee aan de invulling en opmaak van de beleidsbrief. De teksten die ik vorige week hiervoor geschreven heb, zijn nu verwerkt in het globale document en werden verder gekoppeld aan specifieke doelstellingen, zowel op politiek als administratief niveau. Ik bekijk mijn teksten en het geheel en koppel terug naar de verantwoordelijke. Daarna gaan de teksten naar het kabinet en is het uitkijken naar de definitieve versie. Merken dat ideeën of teksten uit de administratie worden overgenomen kan immers erg motiverend werken. Na de beleidsbrief ga ik op zoek naar een collega van één van onze beleidsafdelingen om een aantal tabellen rond belastingen te verkrijgen die van belang kunnen zijn voor onze campagne maar zonder succes. Morgen proberen we opnieuw.

Ondertussen is het middag en is het tijd om te gaan lunchen. Ik heb, samen met onze administratief ondersteuner, een lunchafspraak buitenshuis met een collega van een andere verdieping. We praten voornamelijk over het werk en wisselen van gedachten over een aantal actuele thema’s die nuttige informatie oplevert om bepaalde resultaten. Ik kan het belang van een goed netwerk vooral binnen (maar ook buiten) de eigen organisatie niet genoeg onderstrepen in mijn functie.

Na de lunch ga ik aan de slag met mijn projectvoorstel voor een procesimplementatie- en personeelsplan. Zo een plan heeft tot doel het in kaart brengen van de capaciteitsbehoefte (hoeveel personeel heb ik nodig) voor een dienst op basis van een exhaustieve lijst van processen. Per proces wordt gekeken naar de tijd die nodig is om het proces uit te voeren en hoe vaak het proces per jaar loopt. Dat geeft een totale tijdsinschatting die wordt omgerekend naar voltijds equivalenten (één voltijds equivalent is bijvoorbeeld gelijk aan 200 mandagen werk per jaar). De oefening moet onder meer toelaten de (in)efficiëntie van processen bloot te leggen om ze zo desgevallend te kunnen optimaliseren. Maar het projectvoorstel dus. Omdat we vanuit de Stafdiensten – en met goedkeuring van het directiecomité – een projectmethodologiestandaard (wat een woord!) binnen de organisatie trachten te implementeren, wil ik het goede voorbeeld geven. Ik start met het uitwerken van de business case: het te behalen resultaat dat bepaalde baten moet realiseren die door alle betrokkenen gedragen wordt. Ik beschrijf eveneens de te gebruiken methodiek en leg de klemtoon op het projectmanagement. Dit betekent dat ik een projectstructuur uitwerk, de rollen en verantwoordelijkheden definieer van de verschillende betrokkenen, de op te leveren producten beschrijf volgens vooraf bepaalde kwaliteitscriteria en de risico’s in kaart breng die een bedreiging kunnen vormen voor één van de fasen van het project. Tenslotte neem ik een aantal randbemerkingen uit vorige gelijkaardige projecten op om ervan te leren en niet in dezelfde valkuilen te lopen. Het resultaat is een projectvoorstel dat volgende week met alle betrokkenen wordt besproken om nadien door het directiecomité desgevallend te worden gevalideerd. Rest me begin volgende week enkel nog een indicatieve planning op te maken.

Na het projectvoorstel koppel ik terug over het risicoraamwerk beleidsondersteuning en geef ik aan dat vooral het voorgestelde pilootproject ons zal helpen het geheel op onze organisatie te kunnen toepassen. Vervolgens ga ik bij een collega op zoek naar engelstalige informatie over onze begroting om over te maken aan de delegatie van een minister van een provincie in Argentinië die ik vorige week ontving. Ik eindig de dag met het opruimen van mijn bureau en het plannen van een aantal activiteiten en mijlpalen voor volgende week samen met onze administratief ondersteuner. Slordig als ik ben, zorgt zij ervoor dat er orde is om mijn werk te kunnen doen. En daar ben ik haar meer dan dankbaar voor!

Autoluwe woensdag

Vorig jaar verscheen er een studie naar de files in Vlaanderen waaruit bleek dat woensdag de beste dag is om naar Brussel te rijden. Ik kan dat alleen maar bevestigen! In een uur tijd ben ik op kantoor en begin ik met het aanpassen van het stappenplan op basis van de feedback die ik via mail ontving. Daarna bespreek ik het met onze secretaris-generaal en finaliseer ik het plan om vanavond met het kabinet te bespreken. Ondertussen is het tijd voor een eerste vergadering. Samen met collega’s in gelijkaardige functies en collega’s die aan het hoofd staan van de verschillende beleidsafdelingen binnen de Vlaamse overheid bespreken we een kader om risico’s rond beleidsvoorbereiding en –evaluatie in kaart te brengen en er de nodige beheersmaatregelen aan te koppelen. Zo’n vergaderingen zijn niet alleen erg interessant vanuit de functie maar zijn ook erg nuttig om de werking van andere beleidsdomeinen nog beter te leren kennen en ideeën op te pikken die ook bij ons een meerwaarde kunnen zijn. Na ongeveer twee uur komen we tot een consensus en is het uitkijken naar de resultaten van het pilootproject waar het kader zal worden toegepast om de concrete vertaling te kunnen maken naar onze eigen beleidsdomeinen. Rond half één ben ik terug op kantoor (de vergadering was in een ander gebouw) en is het in zeven haasten lunchen om het volgend overleg tijdig te halen: interne controle!

Tweewekelijks zitten onze secretaris-generaal, onze projectmanager en ikzelf een uurtje samen om eventuele risico’s binnen de organisatie te detecteren, bespreekbaar te maken en naar oplossingen te zoeken. De bedoeling is dat we er vanuit de Stafdiensten de nodige dynamiek in de organisatie in houden door initiatieven te nemen samen met de inhoudelijk verantwoordelijken. We hebben het onder meer over financiële processen, ons ondernemingsplan en een pilootproject rond efficiëntiemeting binnen ons departement dat overheidsbreed als voorbeeld kan dienen voor het meten van efficiëntiewinsten. Na de vergadering neem ik mijn mails door en overleg ik kort met onze communicatieverantwoordelijke over de bespreking met het kabinet. Vervolgens heb ik een vergadering over de Vlaamse fiscale navigator. De navigator is een gratis online databank (http://fiscalenavigator.vlaanderen.be ) rond Vlaamse fiscaliteit met zowel regelgeving als rechtspraak en parlementaire vragen. We evalueren de communicatie-acties tot nog toe, bekijken de reikwijdte van de toepassing en maken afspraken over wat we er in de toekomst rond zullen doen. Na de vergadering kaart ik even na met het afdelingshoofd van één van onze beleidsafdelingen over een aantal actuele beleidsthema’s binnen onze organisatie. Ik ben net op tijd om naar het kabinet te gaan.

Op het kabinet wordt het bestek en het stappenplan doorgenomen. We bekijken de beslissingsmomenten van de Vlaamse Regering en de interactie met het Vlaams Parlement en stemmen onze planning daarop af. Het bestek wordt in grote lijnen goed bevonden en zal nog voor technisch nazicht worden doorgenomen door alle betrokkenen. Dat wil zeggen dat maandag het echte werk kan beginnen! Terug beneden leest de klok 17u30 en wens ik onze communicatieverantwoordelijke goed verlof. Bij thuiskomst lees ik nog een laatste keer mijn mails en maak ik me op voor een dag zonder vergaderingen morgen!

Van hot naar her

Dinsdag. De dag begint met het checken en beantwoorden van mails maar slechts voor even. Om 09u is het beleidsraad, waar ik secretaris van ben. De beleidsraad is het overlegorgaan tussen politiek en administratie per beleidsdomein dat tweemaandelijks plaatsvindt. Hier bespreekt de minister beleidskwesties die een invloed hebben op de administratie met de secretaris-generaal en administrateurs-generaal van het beleidsdomein Financiën en Begroting. Het is een drukke agenda waardoor de vergadering ruim anderhalf uur duurt. Ik noteer de belangrijkste conclusies en beslissingen. Na de beleidsraad is het me reppen naar de stafvergadering. In deze vergadering, waar ik voorzitter van ben, bespreken we actuele thema’s, overlopen we de actielijsten van verschillende overlegorganen en staan we stil bij de beslissingen van de Vlaamse Regering. Ik koppel terug over de beleidsraad en het managementcomité dat vorige week plaatsvond en we wisselen van gedachten over de ictaspecten van onze toepassing voor tijdsregistratie. Op het einde van de vergadering nodig ik steeds ieder lid uit zijn/haar weekplanning mee te delen. Op die manier krijgt iedereen rond de tafel een inzicht in waar hij/zij mee bezig is en kunnen we snel op elkaar inspelen en elkaar betrekken waar nodig. Na de varia leest de klok 12u15 en is de voormiddag voorbij gevlogen.

Kort na de middag spreekt een collega van de personeelsdienst me aan over 360° feedback voor leidinggevenden. Een project op stapel binnen ons Departement. We bespreken de voor- en nadelen van de gekozen methode. Zoals ik gisteren al aangaf, word ik bij allerhande projecten betrokken, wat de job net zo boeiend maakt. Al moet ik wel toegeven dat die materie me ook erg interesseert. Als leidinggevende met achtergrond in HR probeer ik zoveel mogelijk aandacht te hebben voor hoe iets gebeurt, wat het personeelsaspect is en niet enkel welk resultaat er behaald wordt (wat niet wegneemt dat we een zeer resultaatgedreven organisatie zijn ).

Het is ondertussen 14u en de volgende afspraak staat op het programma: de bespreking van het bestek voor onze campagne. En het ziet er goed uit! Er moeten nog wat vormelijke aanpassingen gebeuren maar inhoudelijk zit het op het juiste spoor. Nu is het de vergadering met het kabinet van morgen afwachten. Maar er is weinig tijd om stil te staan. De afspraken volgen elkaar op in ijltempo. Na de bespreking van het bestek, zit ik samen met onze communicatieverantwoordelijke over de facturatie van een externe communicatiepartner. We bespreken terloops een aantal andere punten en maken afspraken voor volgende week wanneer ze met verlof is. Het belang van een goed permanentiedossier mag niet onderschat worden. We moeten er immers steeds over waken dat alle processen blijven lopen. En als Stafdiensten uiteraard het goede voorbeeld geven! Onze projectmanager vervoegt ons en we bekijken het plan van aanpak voor belanghebbendenmanagement voor onze organisatie. Ik maak afspraken en leg deadlines vast. Naast het aftoetsen en zoeken naar draagvlak, zoals ik gisteren aangaf, is een niet onbelangrijk deel van mijn job plannen en opvolgen en het bewaken van de consistentie met de visie van onze organisatie in alles wat we doen. Die basis hebben we vorig jaar met de staf gelegd en daar plukken we nu (meestal) de vruchten van.

Na de reeks vergaderingen ga ik op zoek naar de boekhouding voor het vastleggen van een budget, bespreek ik kort de te ondernemen acties in het kader van het ouderenbeleidsplan van de Vlaamse Regering met onze projectmanager en bekijk ik samen met de secretaresse van de secretaris-generaal de verlofstromen van de Stafdiensten en het daaraan gekoppelde personeelssysteem. Het laatste toont aan dat er ook naar aard van mijn takenpakket heel wat variatie zit. Als leidinggevende is het niet alleen de lijnen uitzetten maar zijn het ook heel wat kleine praktische dingen die mijn tijd vragen en die heel vaak een sterke remmende of motiverende factor voor medewerkers kunnen zijn. Het is dan ook belangrijk ook daar de nodige aandacht aan te besteden.

Alvorens huiswaarts te keren, zorg ik ervoor dat onze administratief ondersteuner de stukken voor de vergaderingen van morgen klaarzet. Bij thuiskomst maak ik na het eten nog een stappenplan/projectplan voor de nakende campagne. Ik kan het niet genoeg herhalen. Elk project staat of valt met het goed plannen en managen ervan. Een mooie slogan die morgen al dan niet bevestigd wordt .

Beste lezer,

alvorens de week in te zetten, stel ik me graag even voor. Sinds januari 2010 ben ik coördinator van de Stafdiensten van het Departement Financiën en Begroting. Dit betekent dat ik insta voor de aansturing van deze dienst die rechtstreeks onder de secretaris-generaal valt en onafhankelijk is van de andere afdelingen binnen het Departement. Wij bieden dienstverlening aan het management op vlak van communicatie, projectmanagement, interne controle, monitoring, ad hoc beleidsondersteuning, ondersteuning managementorganen, organisatiebeheersing, beleidsdomeinbrede en beleidsdomeinoverschrijdende aangelegenheden en organisatie-ontwikkeling. Omdat het een (relatief) kleine staf is met vijf leden in totaal, ben ik daarnaast verantwoordelijk voor het luik organisatie-ontwikkeling. Maar wat houdt dit concreet in? Wat de aansturing betreft is het mijn verantwoordelijkheid de stafleden te motiveren en te coachen, de grote lijnen te bepalen en te bewaken en de kwaliteit voor ogen te houden en ben ik lid van het directiecomité van het Departement. Mijn vorige werkervaring als HR beleidsmedewerker – eveneens bij het Departement Financiën en Begroting – komt hier zeer goed van pas. Daarnaast houd ik me bezig met het strategisch organisatiebeleid van het Departement, management- en organisatiestructuren, managementinstrumenten, delegaties, proces- en personeelsplannen,… Kortom alles wat met een efficiënte en goed gestructureerde organisatie te maken heeft. Een hele boterham, al houdt het daar niet op. Als coördinator Stafdiensten wordt ik betrokken bij heel wat (organisatiebrede) projecten die vaak zelfs vanuit de Stafdiensten worden geïnitieerd. Hoewel het een heuse opsomming wordt waarvan het misschien niet onmiddelijk duidelijk is waar het over gaat, wil ik jullie die toch niet onthouden. Het gaat het gedurende de rest van de week gemakkelijker maken op een aantal dingen dieper in te gaan (en houdt de spanning er ook een beetje in ). Hier gaan we dan: analytische boekhouding, beleidsbrief en beleidsnota, communicatieprojecten, risicoraamwerk beleidsvoorbereiding en -evaluatie, beslissingen Vlaamse Regering, financiële interne controle, tijdsregistratie, begroting, indicatoren, competentie- en talentmanagement,… Maar zoals gezegd daarover later meer .

Goed begonnen is half gewonnen

Maandagmorgen 9u15 en de dag begint later dan voorzien. Ik kom dagelijks vanuit Landen met de wagen naar het werk en dan durven we op de E40 al wel eens file tegenkomen. Vanmorgen was weer zo een dag met als gevolg 45 minuten later dan voorzien op kantoor. Maar de plicht roept. Zoals steeds is de dag goed gevuld met afspraken die vorige week reeds vastgelegd werden om vlot van start te kunnen gaan. Om half tien de eerste vergadering. Ik zit samen met onze communicatieverantwoordelijke en de communicatie-adviseur van de projectmanagementoffice van een belangrijk project binnen onze organisatie. We bereiden een communicatiecampagne rond hervormd beleid voor en maken afspraken over het plan van aanpak. Morgenavond moet een eerste ontwerp van bestek klaar zijn dus snelle feedback en goede afspraken zijn essentieel. Morgenvoormiddag monitoren we samen de voortgang. Nadien stem ik nog even af met onze communicatieverantwoordelijke die deel uitmaakt van de staf. Ze is pas terug uit ziekte en ik pols even hoe het gaat. Het is een belangrijk deel van mijn job de goede samenwerking en het evenwicht binnen de staf te bewaren en spendeer daarom veel tijd aan individuele gesprekken met de stafleden. Ik probeer op die manier niet alleen de tevredenheid hoog te houden maar blijf zo ook goed op de hoogte van alles wat er reilt en zeilt. Niet onbelangrijk in mijn functie.

Ondertussen is het 10u30 en hebben we het met de projectmanager en interne controller van de Stafdiensten over de opvolging van de beslissingen van de Vlaamse Regering. Een belangrijk proces dat wekelijks loopt en er voor moet zorgen dat het kabinet op de hoogte gehouden wordt van de gevolgen die vanuit de administratie aan de beslissingen van de Vlaamse Regering geeft en voor ons als organisatie er voor zorgt dat we onze projecten en processen onder controle houden. We staan terloops ook even stil bij een aantal boekhoudkundige procedures binnen ons Departement, steeds vanuit de invalshoek van efficiëntie en correctheid van gegevens. Na de vergadering keur ik met de administratief ondersteuner de agenda voor de stafvergadering van morgen goed, sta ik even stil bij de projectaanpak van een upgrade van een boekhoudsysteem en is het stillaan tijd om te eten. Na de boterhammen probeer ik regelmatig langs te gaan bij de oud collega’s van de personeelsdienst voor een koffie’tje en een kort gesprek over het werk. We hebben het over gezamenlijke projecten, wat er leeft in de organisatie en maken desgevallend afspraken.

Om 14u heb ik een overleg met de dienst Emancipatiezaken over de toegankelijkheid van de gebouwen van de Vlaamse overheid. Als mindervalide probeer ik ook daar mijn steentje bij te dragen. Nadien zit ik samen met onze administratief ondersteuner en overlopen we de takenlijst en de te behalen resultaten van de Stafdiensten. Ze zorgt ervoor dat de binnen de dienst gemaakte afspraken ingepland worden. Dit is cruciaal voor de goede werking van de Stafdiensten en onze resultaten. Het is dan ook een overleg dat regelmatig, zoniet wekelijks plaatsvindt. Ik neem ook even de tijd naar haar werk te polsen. Vervolgens zit ik samen met de projectmanager van de projectmanagementoffice om een berekeningswijze van een belasting te doorgronden omdat deze de kern uitmaakt van de eerder vermeldde communicatiecampagne. Het is ondertussen na 16u. Tijd voor een gedachtewisseling over tijdsregistratie, nog even terugkomen op de boekhoudkundige procedures en bij de collega’s van de afdeling Informatica polsen naar de stand van zaken van de beschikbaarheid van de rapportering van het monitoringsysteem dat we met de Stafdiensten aan het opzetten zijn. Snel nog wat documenten voor goedkeuring voor opleiding en andere administratieve formulieren tekenen en de mails checken en het is tijd (17u30) om naar huis te gaan. Door de files ben ik om 19u thuis. Na een lange dag vergaderen – dat toch vooral het aftoetsen van belangen en het zoeken naar draagvlak is, een niet te onderschatten deel van de functie – volg ik de nog inkomende mails en lees ik het  voornoemde bestek na. Het is voorbij 20u. Tijd om te ontspannen en de batterijen op te laden voor morgen.

De nummer 1 van de dag.

Vrijdag. Dat betekent dat het bijna weekend is, maar ook dat dit mijn laagste blogdag is. Heb je bij het lezen van mijn weekomschrijving een onverdraaglijke drang gekregen om ook hier te komen werken? Wel, dan hoef je die niet langer onbeantwoord te laten. We zijn namelijk op zoek naar twee nieuwe ingenieurs op onze afdeling . Soit, dat even terzijde.

Deze namiddag zit ik bij een jury die aan de hand van drie binnengekomen offertes een bureau zal uitkiezen voor het opmaken van een stedenbouwkundige studie van een wijk in Tielt-Winge (NB: Bij de jury zitten, is hier te verstaan als de vrij tot zeer letterlijke betekenis van de uitdrukking.). De inschrijvers worden beoordeeld volgens volgende drie gunningscriteria, in dalende volgorde van belangrijkheid:

1. De evaluatie van het studiegebied en het projectgebied op ruimtelijk en functioneel vlak;
2. De visie van de ontwerper over de gewenste ruimtelijke structuur;
3. De prijs.

Om straks voldoende te kunnen meevolgen, kijk ik in de voormiddag het inhoudelijk gedeelte van de offertes grondig na. Omdat ik geen specifieke stedenbouwkundige opleiding heb gehad, valt het evalueren van dat soort zaken me wel wat zwaar. Gelukkig heb ik een zeer ervaren en bekwame collega T. die voornamelijk het woord zal voeren in naam van de VMSW.

Meestal hebben we de gewoonte om onze lunch in het gebouw op te eten, maar deze middag trek ik met enkele collega’s de stad in. Ons celhoofd had graag onze Brusselse culturele achtergrond wat verbreed en leidt ons daarom naar een authentiek café naast de beurs. Na een gezellig pauze wandelen we weer naar kantoor zodat we voor 14u terug binnen zijn. Back to business!

De jury van de stedenbouwkundige studie bestaat uit afgevaardigden van de gemeente Tielt-Winge, de sociale huisvestingsmaatschappij, de afdeling Ruimtelijke Ordening van het Departement RWO en de VMSW. Het verschil tussen het opgegeven forfaitaire ereloon van de drie is verwaarloosbaar, dus zal er enkel rekening gehouden worden met de eerste twee gunningscriteria. Een goede twee uur lang worden de offertes op een kritische manier afgewogen op de sterke en zwakke punten. Uiteindelijk valt er een winnaar uit de bus waar iedereen tevreden mee is. Ik krijg de taak om samen met een andere collega een gemotiveerde gunningsbeslissing te schrijven. Omdat dit nieuw is voor ons, print T. drie referentiegunningsmotivaties af zodat we daarmee al een poging kunnen doen. Challenge accepted, maar het zal toch niet meer voor vandaag zijn… Werk-modus *OFF*, weekend-modus *ON*.

Tripje naar Oost-Vlaanderen

Gewoonlijk hou ik me bezig met projecten uit Vlaams-Brabant, maar af en toe doe ik wat provincieoverschrijdend werk om de collega-ingenieurs te ontlasten. Omdat elke ingenieur wat anders te werk gaat, krijg ik zo ook de kans om verschillende vergadertechnieken te aanschouwen. Vandaag is zo’n dag. In de namiddag ga ik naar een plenair overleg in Lebbeke met collega G. Een plenair overleg is een officiële vergadering waarbij het voorontwerp wordt besproken. Daarbij is de afspraak dat de VMSW instaat voor het verslag. Inderdaad, je raadt het al, vandaag ben ik mevrouw de verslaggever.

In de voormiddag ga ik eerst nog naar kantoor om wat vooruitgang te boeken in administratieve zaken. Er is ook de mogelijkheid om, bijv. voor of na een externe opdracht, thuis te werken, maar ik kom liever naar Brussel zodat ik vragen kan stellen indien nodig. Van zodra ik wat zelfstandiger kan werken, zal ik hopelijk ook gebruik kunnen maken van dat privilege en inefficiënte verplaatsingen vermijden.

Na het doorlezen en beantwoorden van mijn mails, kijk ik een aantal aanbestedingsverlagen na. Vervolgens bel ik rond om ontbrekende documenten op te vragen aan de initiatiefnemers van die projecten. Eens dat achter de rug is, is het tijd om iets te eten en naar het station te wandelen dat een 100 meter verderop ligt.

Zoals afgesproken komt G. me met de wagen ophalen in Denderleeuw om dan naar Lebbeke te trekken. Omdat we nog tijd overhebben, leidt G. me eerst rond op de site met het plan van het voorontwerp in de hand zodat ik een beter zicht op het project krijg. Ik ervaar meteen dat de leesbaarheid van de huidige situatie twijfelachtig is, iets waar we dus zeker rekening mee moeten houden op de vergadering.

Wanneer iedereen toegekomen is, opent G. het plenair overleg namens de VMSW.  Het studiebureau geeft eerst een uiteenzetting over het voorontwerp. Nadien laat ze de mensen van de nutsmaatschappijen aan het woord. Zij moeten zowel onderling als met de ontwerper van de gebouwen en van de infrastructuur overeenkomen op welke manier de gebouwen aangesloten kunnen worden met de nodige nutsvoorzieningen. Nadien geeft G. haar bemerkingen op het voorontwerp en worden de nodige afspraken gemaakt. Er wordt beslist om een bijkomende plenaire vergadering te beleggen voor we overgaan tot het bestellen van een definitief ontwerp. Bijna  twee uur later is de vergadering afgerond. G. drinkt nog een glaasje water om op haar effen te komen en dan kunnen we naar huis.