Jobpunt

mijmeren op maandagochtend

Maandagochtend, een rustig ritje met de trein (nerveuze de-examens-komen-dichterbij middelbare scholieren niet meegerekend, ik voel met hen mee). Ik zit wat te mijmeren over de maandag van vorige week en hoe compleet anders die er uit zag. Op dinsdag 24 mei werd de gloednieuwe huisstijl en de nieuwe website van het OCMW Roeselare gelanceerd. Maandag 23 mei beloofde dus een hectische dag te worden, vol voorbereidingen en het verzinnen van noodoplossingen. Uiteraard! Onze drukker liet het afweten en ondanks een goede voorbereiding waren we hier en daar toch nog iets kleins vergeten. Moe van een onrustige nacht en een weekend vol “huisstijl”, zag ik zowat alle uithoeken van ons gebouw om de laatste puntjes op de “i” te zetten. Wijselijk liet ik het beantwoorden van mijn telefoon over aan mijn stagiaire, zodat ik ook nog eens rustig onze website kon doornemen om taalkundige blunders te vermijden. Vandaag is de drukte van toen even verleden tijd en geniet ik van mijn dagelijks wandelingetje van het station naar mijn bureau. De vogeltjes fluiten en de zon schijnt, het wordt een leuke dag.

Als ik door het raam van mijn bureau kijk, zie ik de in Roeselare welgekende “pilaar” van het OCMW gebouw. Op de pilaar, niet meer de traditionele bollen, maar ons nagelnieuwe logo. Ik kan er niks aan doen, maar eigenlijk voel ik me wel een beetje trots. Het proces vanaf ontwikkeling tot lancering duurde een goed half jaar. Gedurende deze periode deden we ons uiterste best het nieuwe gezicht van de organisatie verborgen te houden en nieuwsgierige collega’s op een afstand te houden. “Een toonbeeld van een goede samenwerking”, zo beschreef onze secretaris ons harde werk van de voorbije maanden. En weet je,….. volgens mij heeft hij gelijk. Ik stond er de afgelopen periode zeker niet alleen voor. In tegendeel! Een groep personeelsleden vanuit alle hoeken van de organisatie heeft zich achter het project gezet en samen zijn we er in geslaagd een mooi resultaat neer te zetten.

“Het oog van de storm”, zo noemde een collega vanuit ICT de rust van de voorbije dagen. “Je weet wel, in het oog van een storm is het altijd rustig, maar dan moet de rest nog komen overwaaien”. Al bij al blijkt dit tweede deel van de storm nog goed mee te vallen. We kregen al heel wat positieve reacties uit verschillende hoeken en zoiets doet altijd deugd. Hier en daar komen wel wat vragen, of worden een aantal foutjes ontdekt, maar niets wat we met gezond verstand en een extra inspanning niet kunnen oplossen. Wie weet wat de volgende dagen zullen brengen….

Vanmorgen de ochtend gestart met een treinvertraging, waardoor ik een hele voormiddag achter de feiten aan heb gehold.  Door de vertraging was ik te laat op het P&O-netwerk over integriteit waarvoor ik me had ingeschreven.  Omdat ik te laat was, kruiste ik in de gangen nog iemand die eigenlijk graag en dringend een gesprek met me wou hebben.  Uiteraard hebben zulke zaken wel voorrang, en dus arriveerde ik dik een uur later dan voorzien op het netwerk.  Heel vervelend, zeker omdat ik ook nog moest aansluiten bij één van de werkgroepjes die gevormd waren, en ik uiteraard niet wist waar ik was ingedeeld.  Gelukkig was een van de organisatoren van AgO bereid om me even verder te helpen…

Vanmorgen een beetje gedesoriënteerd wakker geworden.  Kennen jullie dat gevoel, wakker gemaakt worden uit een diepe slaap door de wekker en niet weten welke dag het is?  Het omgekeerde kan ook: wakker schieten, denken dat je je overslapen hebt om dan even later vast te stellen dat het weekend is.  Helaas had ik dus vanmorgen minder geluk…

Vroeg naar Brussel vandaag, aangezien er in de voormiddag een werkgroep op het programma staat die ik vroegtijdig moet verlaten, omdat ik vervolgens naar Hasselt moet om ook daar sollicitatiegesprekken voor de jobstudenten af te nemen.  En na een dagje verlof zitten er gegarandeerd voldoende mails in mijn inbox om mij enkele uurtjes zoet te houden.  En die uurtjes heb ik vandaag net niet.

In sneltreintempo probeer ik dus de belangrijke van de minder belangrijke mails te onderscheiden, om als een razende richting werkgroep capaciteitsmanagement te vertrekken en daar vast te stellen dat ik nog als tweede op het appel ben.  Zo fel had ik me dus niet moeten haasten… Puff…

Tegen oktober wil aFM een systeem voor capaciteitsmanagement geïmplementeerd hebben.  En daar gaat de werkgroep van deze ochtend dus over: welke systemen bestaan er, welke is het meest handig om op relatief korte termijn in gebruik te nemen, op welke manier gaan we dat aanpakken,…  Vele vragen die in de loop van de tijd al beantwoord werden, nu nog bekijken hoe we dat effectief gaan realiseren.  Binnen twee weken moeten we ons voorstel voorleggen aan de stuurgroep, dus nog even hard doorwerken en dan komen we er wel.

Iets na 11u verlaat ik, ook weer in een serieus tempo, het Boudewijngebouw richting station om daar de trein te nemen.  Op die trein werk ik al aan het eerste deel van deze blog.  Ik kan jullie verzekeren, er zijn aangenamere dingen om te doen dan te typen op een trein als je nogal gevoelig bent voor bewegingsziekte.  De trein beweegt toch altijd een beetje van links naar rechts, en dat zorgt in combinatie met het voorbijrijdende landschap voor een licht misselijk gevoel.  Het uurtje treinen moet echter toch op een goede manier ingevuld worden, vandaar dat ik maar even op de tanden bijt.

De ambtenaren en klanten van het VAC Hasselt kan ik in ieder geval al geruststellen: de selecties zijn goed verlopen en ook daar is het onthaal in de zomervakantie dus verzekerd. 

In principe heb ik geen reizende functie, en is het uitzonderlijk dat ik op een week tijd zowel in Antwerpen als Hasselt te gast ben.  Maar het is dus echt wel fijn om eens uit je vertrouwde omgeving te komen en de collega’s die je anders af en toe in Brussel ontmoet, te bezoeken in hun omgeving.  Eigenlijk zouden we dat allemaal veel meer moeten doen, …

Nadeel aan een bezoekje aan Hasselt is wel de lange terugweg naar huis.  Dik 1,5 uur om vanuit Hasselt thuis te geraken.  Op de trein kan ik echter nog een aantal documenten doornemen (daar wordt ik tenminste niet misselijk van).  Nadat ik de kindjes in bed gestopt heb, overloop ik nog even de mails die in de namiddag in mijn inbox zijn beland, zodat ik morgen alvast niet met een te grote achterstand moet starten.

Vandaag geen werk-blog.  Mijn zoontjes zijn nog klein (3 en 4 jaar) en om de 2 weken ben ik op woensdag een dagje thuis.  En vandaag is dat het geval.  In de voormiddag koers ik van hier naar ginder om boodschappen te doen, het huis aan de kant te krijgen, eten te maken, … (kortom: mijn huishouden een beetje te bedwingen) om dan de namiddag met hen te kunnen doorbrengen.

Elke woensdag thuis bleek moeilijk haalbaar in deze job (ik heb het even geprobeerd), maar deze planning zorgt voor een mooi evenwicht.  Dankzij alle moderne communicatiemiddelen kan ik een en ander opvolgen als er iets dringend is op het werk, en anders heb ik collega’s waarop ik kan vertrouwen en die me de volgende dag uitgebreid op de hoogte brengen van de dingen die ik gemist zou hebben.

En zo ben ik vandaag dus een dagje voltijds mama, en krijgen jullie pas morgen weer een échte Jobpunt-blog.

Deze ochtend terug per trein, en zonder vertragingen, naar Brussel.  De collega’s brengen me meteen op de hoogte van de belangrijkste gebeurtenissen van gisteren, een goede communicatie is in ons team ook erg belangrijk. 

Als de laatste collega toegekomen is, wordt er meteen met de koekjesdoos rondgegaan.  Ja, ons team staat erom bekend om grote snoepers te zijn.  Koekjes, chocolade, snoep,… het wordt met veel plezier gedeeld.  Stel je daar zeker geen ‘koffiekletstaferelen’ bij voor, daar hebben we jammer genoeg de tijd niet voor.  Maar een koekje tijdens de drukke ochtendbezigheden, dat kunnen we niet afslaan.  Elke nieuwe poging op een dieet (we zijn met 7 vrouwen in totaal) van één van de collega’s, wordt meteen weggelachen: dat houden wij hier toch niet vol.

Vandaag een typisch dagje in Brussel: van het ene overleg naar de andere vergadering, ondertussen mails en telefoontjes beantwoorden en ondertussen proberen om het dringende verslag van een selectie van vorige week klaar te krijgen, die collega met vragen verder te helpen,…  Voor ik het weet, is het alweer middag.

Ik moet zeggen, dat zijn dagen die zeer snel voorbij zijn, en die echt op je kunnen vallen op weg naar huis, in de trein.  Decompressie, noemen ze dat.

Maar voor ik kan beginnen met decompresseren, eerst even snel een broodje eten en dan de ware betekenis van het begrip ‘P&O’ (Personeel en Organisatie dus) in de praktijk proberen te brengen.  Deze namiddag staat namelijk ons tweemaandelijks overleg met de vakorganisaties gepland: het entiteitsoverlegcomité of kortweg EOC.  Op dergelijke momenten is het niet altijd eenvoudig om een brug te slaan tussen enerzijds personeel en anderzijds de organisatie. 

Soms moeten er beslissingen genomen worden die een organisatie ten goede komen, maar die moeilijker vallen bij (een bepaalde groep van) personeelsleden.  Soms worden voorstellen gedaan die volledig in het belang zijn van de personeelsleden, maar waar de organisatie zelf dan weer alle flexibiliteit en creativiteit uit de kast moet halen om dat te kunnen waarmaken. En soms past het plaatje gewoon en valt de puzzel zonder veel problemen in elkaar.  Interessant om waar te nemen en deel van uit te maken.  Want hoe je het ook draait en keert: zonder een organisatie geen personeel, maar zonder personeel ook geen organisatie.  Soms gaan ze hand in hand, en soms moeten tegenstrijdigheden verzoend worden.  En het is aan de vergadertafel van het EOC dat alle leden ernaar streven dit waar te maken, elk met hun eigen achtergrond en ideeën.

Na deze namiddag dergelijke zwaarwichtige zaken besproken te hebben, heb ik nood aan rust in mijn hoofd.  Op dinsdag kan ik dat vinden in de danszaal van het fitnesscentrum bij ons achter de hoek.  Daar ga ik me uitleven op de ritmes en beats van goede dansmuziek, samen met een hoop andere dames die blijkbaar ook wel die nood hebben.  Het aanleren van choreografieën, het is weer eens een andere manier om mijn brein te gebruiken.  Een gezonde geest in een gezond lichaam, het blijft een nobel streven…

Vandaag mijn eerste Blog-dagje voor Jobpunt.  Ik moet bekennen, toen Silke me vroeg of ik mijn bezigheden gedurende een week wilde delen met jullie, heb ik zonder veel aarzelen ingestemd.  Om me twee weken geleden toch een beetje zorgen te beginnen maken…  Ik ben namelijk geen volgeling van Facebook, Twitter, Netlog of zelfs Linked In en weet dus amper wat van een goede blogger verwacht wordt.

Ik heb me dan maar voorgenomen om jullie elke dag kort en krachtig een inkijk te geven in mijn bezigheden, en me niet te veel aan te trekken van de vormvereisten (als die er al zouden zijn).

Het getuigt wel van goed fatsoen dat ik mezelf even kort voorstel.  Ik ben Nancy Herwegh en werk sinds de BBB-herstructurering als personeelsverantwoordelijke bij het agentschap voor Facilitair Management (aFM).  Concreet wil dit zeggen dat ik o.a. bezig ben met het uitwerken en implementeren van HR-gerelateerde projecten, met aanwervingen en selecties maar ook dagdagelijkse zaken, zoals advies verlenen betreffende richtlijnen.  Ik werk in een team met 6 andere collega’s.  Eén collega werkt ongeveer aan dezelfde taken als ikzelf, de andere collega’s zijn verantwoordelijk voor de personeelsdossiers van de personeelsleden van aFM.

Deze eerste dag van de week was ik te gast in het VAC te Antwerpen.  Normaal gezien werk ik in Brussel, maar deze namiddag stonden er selectiegesprekken voor jobstudenten aan het onthaal van het VAC Antwerpen op het programma, en die organiseren we uiteraard ter plaatse.  Omdat ik in het Antwerpse woon, was ik dus erg blij met deze aanzienlijk kortere woon-werkverplaatsing. 

Een dagje werken in Antwerpen heeft ook als voordeel dat ik ook nog eens kan bijpraten met de aFM-collega’s die daar hun werkplaats daar hebben.  Om nog maar te zwijgen over het verbluffende uitzicht op de 15^de verdieping…  Mooi meegenomen, en het maakt de werkdag een pak aangenamer.

Vaak krijg ik de vraag waarom we onze tijd steken in het houden van selectiegesprekken voor jobstudenten.  Uiteindelijk zijn deze studenten, in de beste gevallen, slechts een maand in dienst, redeneren sommigen.  Bij aFM vinden we het echter belangrijk dat ook een jobstudent met de juiste motivatie komt werken, en dat hij/zij beschikt over de juiste competenties om de taak uit te voeren tijdens die ene vakantiemaand.  Uiteindelijk vervangt deze jobstudent een collega en we moeten onze klanten ook tijdens de vakanties een goed onthaal kunnen garanderen.

De selecties zelf waren succesvol.  We hebben een aantal geschikte kandidaten gezien, dus de verantwoordelijke aan het onthaal kan rekenen op de bijstand van een goede student tijdens de zomermaanden.

Opdracht volbracht voor vandaag!

“De laatste loodjes wegen het zwaarst.” Maar met de rust hier op kantoor (bezetting vandaag uitzonderlijk ca. 50%), gaat het allemaal vlot vooruit. Mails worden gezwind beantwoord, online inschrijvingen aanmaken, talloze webpagina’s aanmaken of updaten: geen probleem. De achterstand van gisteren zal niet lang een achterstand meer zijn.

Half één en honger! Tijd om met het selecte gezelschap om voedsel te gaan in het personeelsrestaurant. In ruil voor maaltijdcheque en wat klein geld, genieten we van een lekker stuk zalm met puree en knapperige groentjes. Graag geef ik dan ook een 9 voor het eten en een dikke 7 voor sfeer en gezelligheid. Ondertussen stel ik voor om de ‘wacht’ over te nemen van een collega.

Wanneer tussen 4 en 5 de schaarse collega’s huiswaarts keren, trek ik nog even aan de digitale kar: kleine aanpassingen aan de template van de eigen digitale nieuwsbrief en deze vervolgens afwerken. Enkele nieuwtjes plaatsen op het intranet. Half zes geworden: bureau opruimen, computer afsluiten en onder een avondzonnetje naar huis fietsen.

… soms moet dat niet meer zijn.

“De vergadering: een structureel overleg met een specifiek doel.”

Een geslaagde vergadering kent niet teveel deelnemers en wordt best op een dinsdag of donderdag belegd.

Zo vind ik me donderdagmorgend met drie collega’s samen: de webmaster en mezelf, onze IT-wizzard en de afgevaardigde van UiT (http://www.uitinvlaamsbrabant.be). Samen zoeken we de meest praktische manier om culturele en sportieve activiteiten van de provincie Vlaams-Brabant op onze beide platformen te krijgen. Er vliegen termen als widgets, API, queries, embedding en linking in het rond, maar minder dan een uur later staat een plan op papier. Doel bereikt en werk verzekerd!

Het intense samenwerken vormt tevens een hechtere band. Twee collega’s hebben de kaap van 40 gerond en trakteren ’s middags op een etentje. Een ideaal moment om wat glijtijd te gebruiken. Handig, ook voor deze avond wanneer ik een eindwerkpresentatie bijwoon in Gent. Om half 5 trap ik het hier alweer af.

Dat wordt morgen wat later aan het weekend beginnen…

“Olé!” De enquête afgewerkt en doorgetest: alles blijkt te werken zoals het hoort. De mail-campagne ga ik ook eerst even naar mezelf sturen en even snel blijkt er een technische hindernis op te duiken in de vorm van een spam-filter. Even de behulpzame helpdesk oproepen en ik kan weer schrappen op m’n todolijst.

’s Namiddags houden we werkoverleg: een tweewekelijks intermezzo om de neuzen weer meer in dezelfde richting te draaien. Voor u, beste lezer, een moment om ‘the bigger picture’ even te schetsen.

• De web-tandem die ik, webmedewerker, samen met de webmaster vorm, dekt slechts het online deel van de communicatielading.
• Drie creatieve layouters puzzelen dagelijks een bonte lading brochures, boekjes, borden, affiches en andere bij elkaar.
• Het personeel ontvangt zowel digitaal en analoog als mentaal en fysiek info van de verantwoordelijke interne communicatie.
• Het provinciaal magazine, de advertenties in Streekkrant en De Zondag, alsook het tv-programma worden samengesteld door de verantwoordelijke externe communicatie.
• De jaarlijks stijgende aanwezigheid in de pers hebben we te danken aan onze pers informatie manager.
• Briefwisseling, facturen, telefoon, mailtjes en duizend andere dingen vormen geen probleem voor onze assistente.
• De grotere en kleinere brandjes blussen, de algemene lijn uitzetten en het managen gebeurt door ons diensthoofd. 

Om maar aan te tonen dat we het hier ook niet allemaal alleen doen, maar continu kort op de bal spelen.

Morgen meer…

“Miljaar!” Regen, wind en tocht resulteren in overdreven neusvocht vanmorgen. Even niet fietsen vandaag. Gelukkig hoef ik vanuit m’n woonst geen grote afstand af te leggen tot aan het station. In Leuven moet ik zelfs nog minder ver: 500 meter en we zijn er!

Na het gebruikelijke ochtendritueel, ditmaal met een dubbele dosis dampende drank, zullen we de dag goed kunnen gebruiken. De enquête waar ik gisteren aan begon, dient af te geraken. Liefst inclusief een grondige test.

Jammer genoeg lijkt mijn planning een tikje optimistisch. Vanuit verschillende hoeken komen de ‘requests’ de concentratie verstoren:

• nieuwe brochures voor onze 4 provinciedomeinen in het winkelwagensysteem: check
• aankondiging van een vormingsnamiddag voor landbouwers over niet-kerende bodembewerking: check
• online bekend maken van een Steunpunt Duurzaam Bouwen: check
• aanpassingen aan een Europese plattelandsactiviteit: check
• …: check

De enquête wordt vandaag dus minder ‘check’. Waar bevindt die deadline zich nu ook alweer?

Trouwens, heb je net als mij al eens zin om het werk van je af te zetten: provinciedomeinen zijn vaak niet ver en zeker niet duur! Je kan alvast een voorsmaakje krijgen van de Vlaams-Brabantse provinciedomeinen op onze website.